Введение

• программистов;

• системных администраторов;

• техников компьютерных сетей;

• ИТ-руководителей.

Термины и определения

Что нужно знать перед началом работы?

Начало работы

Системные требования

• 1С:Библиотека стандартных подсистем
• 1С:Библиотека подключаемого оборудования 8

• Необходимо наличие обязательного договора 1С:ИТС. Тогда доработка возможна без ограничений.
• При отсутствии договора 1С:ИТС, пользователь самостоятельно не осуществляет доработку прикладного решения с применением стандартных библиотек.

Установка конфигурации

Для установки конфигурации необходимо иметь платформу 1С:Предприятие 8.3.10 и выше, а так же клиентские лицензии на использование платформы.
Обладателям клиент-серверного варианта 1С:Предприятия необходимы так же ключи на сервер. Если у Вас все это имеется и настроено, то приступим.

1. Скачиваем архив с дистрибутивом, который был передан Вам по ссылке в электронном письме после покупки. Распаковываем архив в папку.
2. В результате распаковки будем иметь два файла setup.exe и 1cv8.efd. Запускаем setup.exe
   
   

   

3. Нажимаем "Далее", затем снова "Далее" и "Готово". На этом этапе мы установили шаблон, по которому 1С создаст для нас конфигурацию.
4. Запускаем 1С:Предприятие. Т.е. платформу, как правило, она находится на рабочем столе или в меню Windows.
   

   

5. Откроется окно, в котором необходимо нажать на кнопку "Добавить":
   

   
   
   Далее откроется окно, в котором необходимо выбрать "Создание новой информационной базы":
   
   
   
   После этого шага откроется окно, в котором необходимо выбрать какую версию установить. Есть два варианта: пустая, для начала работы или с демо-данными для демонстрации возможностей.
   
   
   Станем на строку для начала работы и щелкнем на кнопку "Далее".
   
    
   
   Назовем конфигурацию как мы хотим и выберем тип расположения информационной базы. Если у вас нет сервера 1С:Предприятия, т.е.клиент-серверного варианта 1С, то выберите первый пункт.
   
   
   
   На следующем этапе можем выбрать, в какой папке будет храниться информационная база (для клиент-серверного варианта необходимо указать сервер и имя информационной базы в кластере). После выбора папки, нажимаем "Далее" и "Готово".

6. В результате, в списке информационных баз появится новый пункт:
   
   
   
   

7. Запускаем конфигурацию в режиме 1С:Предприятие. Конфигурация практически установлена, осталось лишь активировать ее тем ключом, который был выслан Вам вместе с дистрибутивом в электронном письме.

8. Инструкция по активации конфигурации.

Обновление конфигурации

Важно! Информация об обновлении конфигурации "Управление IT-отделом 8" рассылается в день выхода или на следующий день после официального выхода обновления конфигурации.

Конфигурация обновляется как и любое другое типовое решение на платформе 1С. 
Порядок обновления:

Прежде всего, если у Вас серверная ИБ запретите выполнение регламентных заданий открыв консоль кластера 1С, выберите нужную ИБ, щелкните правой кнопкой по ней и выберите в выпадающем меню "Свойства": Нажмите в окне галочку "Блокировка регламентных заданий включена".
Далее, завершите все сеансы, которые есть на данный момент. Лучше, если пользователи сами корректно завершат их, но если такой возможности нет, Вы можете завершить их принудительно:

1. Запустите систему 1С:Предприятие в режиме "Конфигуратор".
2. Обязательно сделайте архивную копию вашей информационной базы! Для этого надо в меню "Администрирование" выбрать пункт "Выгрузить информационную базу" и ввести имя файла выгрузки. Этот файл надо сохранить в надёжном месте.
3. В режиме "Конфигуратор" откройте конфигурацию, для этого в меню "Конфигурация" выберите пункт "Открыть конфигурацию".
4. Выберите режим "Обновление конфигураций", для этого в меню "Конфигурация", подменю "Поддержка", выберите пункт "Обновить конфигурацию".
5. В диалоге выбора обновления в качестве источника обновления укажите "Доступные обновления", после чего выберите нужное обновление в соответствующем списке.
6. Если в списке обновлений необходимое обновление отсутствует, то в диалоге выбора обновления в качестве источника обновления укажите "Файл обновления", после чего выберите нужный файл
7. В окне "Обновление конфигураций" нажмите кнопку "OK" для продолжения обновления конфигурации.
8. На вопрос об обновлении конфигурации базы данных ответьте "ДА".
9. После завершения обязательно запустите программу в режиме "Предприятие" - для совершения конвертации. Некоторые пользователи не выходя из конфигуратора последовательно обновляют версии - это недопустимо и повлечет за собой невозможность дальнейшей работы.
10. После завершения всех работ с обновлением запустите снова консоль кластера и снимите галочку "Блокировка регламентных заданий включена".

Важно! После каждого обновления, надо хотя бы 1 раз запускать 1С в режиме 1С:Предприятие.

Так же, следует учитывать, что на определенную версию можно обновиться только с определенных версий, которые указаны в обновлении.

Система активации и работа с сервером лицензирования

Системные требования сервера лицензирования.

• Microsoft Windows 7, 8, 2008 (R2), 8, 8.1, 2012 (R2), 2016, 10;

• ОС Linux на базе Debian: Debian 7.5 и выше, Ubuntu 12.04 и выше;

• ОС Linux на базе RedHat: CentOS 6.7 и выше, Fedora 22 и выше;

Общие определения и понятия

Установка сервера лицензирования Софтонит

Обновление сервера лицензирования

Виды ключей и принцип подсчета лицензий

• Наименовании организации-владельце;

• ИНН/КПП;

• Сроке действия и вида поддержки;

• Продукте;

• Количестве одновременных подключений к информационным базам;

Принципы подсчета лицензий

Веб-интерфейс сервера лицензирования

Режим активации ключом

Часто задаваемые вопросы

Публикация конфигурации на веб-сервере

Публикация на сервере - Apache

Для публикации конфигурации через WEB первоначально необходимо установить IIS, либо Apache в Windows. Мы рекомендуем все таки использовать Apache, как показывает практика, его установка занимает не так много времени и все сразу начинает работать в отличии от IIS. При этом особых навыков не нужно.

Рассмотрим установку на базе Apache.

1. Скачать готовый дистрибутив можно по следующей ссылке httpd-2.2.22-win32-x86-openssl-0.9.8t.rar

1. Запускаем установщик:

3. Для публикации информационной базы необходимо открыть ИБ в режиме «Конфигуратор»:

В меню «Администрирование» необходимо выбрать «Публикация на веб-сервере…»:

В открывшемся окне необходимо будет указать следующие данные:

- Имя – имя ИБ (можно оставить предложенное программой или указать своё);

- Каталог – каталог, где будут размещены данные опубликованной ИБ.

На закладке «НТТР сервисы» необходимо отметить флажками «Публиковать НТТР сервисы по умолчанию», «kb» и «УстановкаОценокПоЗаданиям»:

Далее необходимо нажать на кнопку «Опубликовать» и если не было допущено ошибок, программа сообщит:

На запрос программы «При создании новой публикации на Apache рекомендуется выполнить перезапуск веб-сервера. Выполнить перезапуск?» необходимо нажать «Да»:

Чтобы проверить доступность ИБ через веб интерфейс нужно набрать в адресной строке браузера:

http://localhost/<имя ИБ>, где «localhost» - имя компьютера (этот компьютер), а <имя ИБ> имя, указанное при публикации:

Для доступа к ИБ с других компьютеров локальной сети через веб интерфейс необходимо в адресной строке браузера вводить:

Если при попытке подключиться к ИБ с другого компьютера Вы получаете страницу «Не удается отобразить эту страницу» или «Не удается получить доступ к сайту», то, возможно соединение на порт, который был указан при установке Apache, заблокировано брандмауэром Windows.

О том, как настроить Apache для работы с сервисом "Установка оценок по заданию" можно прочитать в уроке Использование HTTP-сервиса "Установка оценок по заданию".

Важно! Если после публикации ИБ при запуске службы веб-сервера Apache возникают ошибки, проверьте, что в файле httpd.conf указан корректный путь к wsapXX.dll (где XX - версия Apache):

например, для версии Apache 2.4 x32 строка в файле httpd.conf может быть такой:

LoadModule _1cws_module "C:/Program Files (x86)/1cv8/8.3.14.1630/bin/wsap24.dll"

а для Apache 2.4 x64 строка должна быть такой:

LoadModule _1cws_module "C:/Program Files/1cv8/8.3.14.1630/bin/wsap24.dll"

и, соответственно, установлена платформа 1С x64.

Так же Вам может понадобиться инструкция по публикации ИБ на Apache с использованием SSL (работа по https)

Публикация на сервере - IIS

Мы настоятельно рекомендуем использовать Apache и не публиковать информационные базы в IIS. Apache проще, никаких настроек не нужно, все работает по принципу "Установил и забыл".

Установка IIS в Windows 10.
Для установки веб-сервера в Windows 10 необходимо в «Программы и компоненты» - «Включение или отключение компонентов Windows» установить флажок для «Службы IIS»:

Если разрядность ОС и платформы 1С совпадают и являются х64, то параметр «Разрешены 32-разрядные приложения» изменять не нужно.

Раскроем ветку «Сайты» - «Default Web Site», найдем наше опубликованное приложение (имя должно совпадать с именем опубликованной ИБ) и откроем «Сопоставление обработчиков»:

Возможные ошибки

Ошибка HTTP 500.0 Internal Server Error

Возможна проблема с дополнительным параметром "Разрешены 32-разрядные приложения". Если платформа 1С 64-битная, то эта настройка должна быть установлена в False.

Публикация HTTP - сервисов

Установка оценок по заданию

# 1c publication
Alias "/itdemo" "D:/www/ITDemo/"
<Directory "D:/www/ITDemo/">
    AllowOverride All 
    Options None 
    Order allow,deny  
    Allow from all
    SetHandler 1c-application 
    ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemo/default.vrd"
</Directory>		

 # 1c publication
Alias "/itdemo" "D:/www/ITDemo/"
<Directory "D:/www/ITDemo/"> 
    AllowOverride All
    Options None
    Order allow,deny
    Allow from all
    SetHandler 1c-application
    ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemo/default.vrd"
</Directory>

# 1c publication
Alias "/itdemo" "D:/www/ITDemo/"
<Directory "D:/www/ITDemo/">
    AllowOverride All
    Options None
    Order allow,deny
    Allow from all
    SetHandler 1c-application
    ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemo/default.vrd"
</Directory>		

 Alias "/itdemo" "D:/www/ITDemo/"     ->    Alias "/itocenka" "D:/www/ITDemoOcenki/"   

<Directory "D:/www/ITDemo/">     ->    <Directory "D:/www/ITDemoOcenki/">   

ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemo/default.vrd"      ->    ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemoOcenki/default.vrd" 

 # 1c publication
Alias "/itdemo" "D:/www/ITDemo/"
<Directory "D:/www/ITDemo/">
    AllowOverride All
    Options None
    Order allow,deny
    Allow from all
    SetHandler 1c-application
    ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemo/default.vrd"
</Directory>

# 1c publication 
Alias "/itocenka" "D:/www/ITDemoOcenki/"
<Directory "D:/www/ITDemoOcenki/">
    AllowOverride All
    Options None
    Order allow,deny
    Allow from all
    SetHandler 1c-application
    ManagedApplicationDescriptor "D:/www/ITDemoOcenki/default.vrd"
</Directory>

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<point xmlns="http://v8.1c.ru/8.2/virtual-resource-system"
		xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"
		xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
		base="/itdemo"
		ib="File=&quot;D:\Рабочие базы\IT_Демо&quot;;"
		enableStandardOData="true">
	<ws>
		<point name="AddressSystem"
				alias="AddressSystem.1cws"
				enable="true"/>
		<point name="EnterpriseDataExchange_1_0_1_1"
				alias="EnterpriseDataExchange_1_0_1_1.1cws"
				enable="true"/>
		<point name="EnterpriseDataUpload_1_0_1_1"
				alias="EnterpriseDataUpload_1_0_1_1.1cws"
				enable="true"/>
		<point name="EquipmentService"
				alias="EquipmentService.1cws"
				enable="true"/>
		<point name="Exchange"
				alias="exchange.1cws"
				enable="true"/>
		<point name="Exchange_2_0_1_6"
				alias="exchange_2_0_1_6.1cws"
				enable="true"/>
		<point name="InterfaceVersion"
				alias="InterfaceVersion.1cws"
				enable="true"/>
		<point name="KnowledgeDB"
				alias="kdb1.1cws"
				enable="true"/>
	</ws>
	<httpServices>
		<service name="kb"
				rootUrl="kb"
				enable="true"/>
		<service name="УстановкаОценокПоЗаданиям"
				rootUrl="score"
				enable="true"/>
	</httpServices>
</point> 

base="/itdemo" - > base="/itocenka"

ib="File="D:\Рабочие базы\IT_Демо";Usr="OcenkaZadania";Pwd="112233123";"

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<point xmlns="http://v8.1c.ru/8.2/virtual-resource-system"
		xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"
		xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
		base="/itocenka"
		ib="File=&quot;D:\Рабочие базы\IT_Демо&quot;;Usr=&quot;OcenkaZadania&quot;;Pwd=&quot;112233123&quot;;"
		enableStandardOData="true">
	
	<httpServices>		
		<service name="УстановкаОценокПоЗаданиям"
				rootUrl="score"
				enable="true"/>
	</httpServices>
</point>

После внесенных изменений необходимо перезапустить Apache и можно переходить к настройкам конфигурации.

base="/itdemo" - > base="/itocenka"

ib="File="D:\1CBase\ITdemo";Usr="OcenkaZadania";Pwd="112233123";"

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<point xmlns="http://v8.1c.ru/8.2/virtual-resource-system"
		xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"
		xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
		base="/itocenka"
		ib="File=&quot;D:\1CBase\ITdemo&quot;;Usr=&quot;OcenkaZadania&quot;;Pwd=&quot;112233123&quot;;"
		enableStandardOData="true">
	
	<httpServices>		
		<service name="УстановкаОценокПоЗаданиям"
				rootUrl="score"
				enable="true"/>
	</httpServices>
</point>

1. Создаем нового пользователя «OcenkaZadania»:

Роль у этого пользователя только одна:

2. В настройках параметров учета («Администрирование» - «Настройки параметров учета» - «Service Desk» - «Электронная почта» - «Оповещения») в разделе «Service Desk» укажем адреса публикации ИБ:

Адрес публикации ИБ – адрес, по которому ИБ доступна пользователям программы через веб клиент, этот адрес будет использоваться для формирования ссылки на документ «Задание» в электронном письме – уведомлении;

Адрес публикации ИБ для оценки задания – второй адрес этой же базы, необходимый при формировании ссылок, используемых для установки оценки за выполненное задание.

При окончании работы по заданию, инициатор получает письмо – уведомление:

При нажатии на одну из оценок будет выполнен переход и выставлена оценка (установим оценку «Отлично»):

Если по каким-либо причинам инициатор считает, что задание не выполнено, при клике по следующей ссылке в письме - уведомлении:

в окне браузера будет отображена форма ввода комментария:

После отправки комментария в здании будет установлена оценка «Повторное открытие»:

Обратите внимание, что бы пользователь получил письмо с ссылками для установки оценок (Отлично, Хорошо и т.д.) необходимо, чтобы в шаблоне писем в правилах событий при выполнении задания была специальная переменная:

Внимание! Константа "Адрес публикации ИБ для оценки задания" добавлена в версии 3.0.29.

Личный кабинет пользователя через браузер

Для начала как это все выглядит

Справочник "Личный кабинет" предназначен для хранения информации о логике работы личного кабинета по протоколу HTTP. Доступ к личному кабинету пользователь имеет по ссылке http://адрес_сервера_1с.ru/имя_публикации/hs/lk/
Где адрес_сервера_1с - это имя сервера где установлен сервер 1С, либо HTTP-адрес сервера
имя_публикации - имя под которым вы опубликовали конфигурацию. Так же необходимо, чтобы у пользователя были права Чтение личный кабинет

Алгоритм работы личного кабинета

Пользователи входят в браузере по ссылке выше, вводят свой логин и пароль, попадают в личный кабинет и работают в личном кабинете, причем алгоритм работы, страницы и прочее вы можете добавить/изменить самостоятельно.
HTML-страницы формируются автоматически, анализируя запрос от пользователя. Т.е. если пользователь введет адрес или перейдет в личном кабинете по ссылке, например: http://адрес_сервера_1с.ru/имя_публикации/hs/lk/folder1/folder2/file.html?param=1
То для построения страницы пользователю система выполнит следующий алгоритм:
Все, что после lk, т.е. /folder1/folder2/file.html?param=1 будет разбито на блоки и по шагам выполнено:

1. В справочнике "Личный кабинет" будет предпринята попытка найти папку folder1 в корне справочника, далее если это путь длинный, то будет попытка найти следующую папку.
2. Путь длинный, встретили folder2 в пути, ищем внутри папки foler1 папку folder2.
3. Если папка folder2 будет найдена, то далее в этой папке будет попытке найти элемент file.html
4. Если на шагах 1-3 не будет что-то найдено, то пользователю будет показана страница с кодом 404 (страница не найдена), которая находится в разделе "Настройки" справочника "Личный кабинет" и при этом процесс будет остановлен. Если же файл будет найден в иерархии, то этот шаг игнорируется.
5. С найденным элементом на шаге 3  - если этот файл картинка, то она будет отправлена пользователю по HTTP с кодом 200 (страница найдена) и процесс остановлен, если это страница html, то возьмем текст с вкладки "Основные данные" справочника "Личный кабинет" - этот текст будет основой для будущей странички, назовем этот текст "шаблон". А текстовые данные с закладки "Алгоритм заполнения" назовем "алгоритм".
6. Берем шаблон и проверим его на наличие фрагментов вида <!---include(path/to/file.html)--->. Этот фрагмент означает, что необходимо вместо него вставить файл, который находится по адресу в справочнике личный кабинет "path/to/file.html". Полученный после замены текст будет новым шаблоном.
7. Берем из
8. Проверяем шаблон на то, что он содержит фрагменты текста вида <!---MY_TEXT--->, если такие фрагменты содержатся, то будет предпринята попытка поиска переменной на вкладке "Локализация" в настройках строки вида MY_TEXT=Это текст. Если MY_TEXT будет найдена, в настройках локализация, то вместо <!---MY_TEXT---> будет вставлено то, что будет указано в локализации. Полученный после замены текст будет новым шаблоном.
9. Теперь возьмем алгоритм и выполним его встроенной командой Выполнить(Алгоритм) на языке 1С. В этом алгоритме можно использовать переменные:
   1. Тело - HTML-шаблон страницы, если он не используется берется алгоритм;
   2. Переменные - глобальная структура, куда могут быть помещены свои значения и использоваться при построении страниц;
   3. Запрос - объект HTTP-запрос, который выполнил пользователь в браузере;
   4. Ответ - ответ, который мы можем переопределить;
   5. ОтносительныйURL - путь вида folder1/folder2/file.html?param=1 из примера;
   6. ОтносительныйURLПеренаправления - если определить эту переменную, то вместо вывода чего-то пользователю будет дан ответ с кодом 302 (перенаправление на другу страницу) и в этой переменной указывается адрес страницы перенаправления;
   7. ИмяФайла - имя файла из примера (т.е. file.html);
   8. Путь - путь к файлу из примера (folder1/folder2/);
   9. ЯзыковыеДанные - глобальная структура с языковыми константами;
   10. POST - структура, где хранятся данные переданные через HTTP (например файлы).
10. После выполнения алгоритма можем получить обновленное шаблон документа, который далее автоматически будет проанализирован.
11. Повторно проверяем шаблон на то, что он содержит фрагменты текста вида <!---MY_TEXT--->, которые могли быть внесены выполнение алгоритма и если такие фрагменты содержатся, то будет предпринята попытка поиска в глобальной структуре Переменные или в языковых данных в настройках строки вида MY_TEXT=Это текст. Если MY_TEXT будет найдена, то вместо <!---MY_TEXT---> будет вставлено то, что будет указано либо в Переменные либо в локализации. Полученный после замены текст будет готовым HTML-документом.
12. Готовый HTML-документ будет показан пользователю. Это и будет готовая страничка.

Важно понимать, что если в теле HTML-документа вы добавите, например, картинку вида <img src="/path/to/picture.png">, то текст будет показан, а браузер при следующем обращении увидит, что надо показать картинку и запросит у вас по пути "/path/to/picture.png" эту картинку, но это уже будет следующим запросом! Т.е. отдавать что-то другое отличное от ОтносительныйURL не надо! Это будет сделано автоматически.

Если вы не поняли принцип из описания, посмотрите в примеры и описания к ним в справочнике. Следующие страницы делайте по аналогии, и вы поймете принцип работы.

Это алгоритм действий, которые будут выполнены для вывода HTML-документа пользователю и самое замечательное в этом то, что можно добавлять свои страницы и менять поведение системы в зависимости от того, что необходимо именно Вам!

Свой функционал

Для создания своих страниц нет никаких препятствий. Необходимо добавить страницу с какой-то информацией? Есть новости, которыми можно было бы поделиться с пользователями? Не вопрос! Добавляйте новые элементы в справочник "Личный кабинет", оформляйте логику работы, добавляйте ссылки на эти страницы в меню и пользователи будут все видеть.

Внимание! функциональность личного кабинета через браузер доступна начиная с версии 3.1.2.1

Настройка и заполнение основных справочников

Создание групп и профилей доступа

Настройка параметров учета

Здесь хранятся все основные настройки конфигурации, которые влияют на ее поведение.

Настройки сгруппированы по разделам и, по умолчанию, заполнены при установке системы. Можете изменить их по Вашим потребностям. Интуитивно понятно, зачем нужна каждая из настроек.

Заполнение основных справочников

Организации

• Полное наименование;

• ИНН/КПП/ОКПО;

• Вид контрагента (юридическое или физическое лицо);

• Дата выдачи свидетельства;

• Серия и № свидетельства;

• Банковский счет;

• Ставка НДС;

• Местоположение;

• График;

Подразделения

• Организация;

• Руководитель;

• Местоположение;

• График работы.

Сотрудники

• Физ. лицо;

• Дата приема;

• Организация;

• Подразделение;

• Должность;

• Место хранения;

• Местоположение;

• Внутренний номер;

Места хранения

• Вид места хранения (рабоче место, склад, шкаф, полка и т.д);

• Организация;

• Подразделение;

• Местоположение.

Контрагенты

• Наименование;

• Вид контрагента (юридическое или физическое лицо, а также кем является контрагент: "Клиент", "Поставщик" и т.д.;

• Полное наименование;

• Страна регистрации;

• Местоположение;

• ИНН/КПП/ОКПО (можно заполнить данные реквизиты автоматически по данным единых государственных реестров);

• Банковский счет;

• Договор;

• Контактное лицо;

Импорт данных

Загрузка сотрудников и физических лиц из других конфигураций

Внимание!!! Перед использованием в рабочей базе данных, рекомендуем предварительно настроить и выполнить обмен в тестовых базах.

В конфигурацию возможен импорт данных по сотрудникам и физическим лицам (доступно для редакции "КОРП"). Администрирование > Настройка параметров учета > Загрузка сотрудников.

Важно знать! В конфигурации есть предопределенный элемент справочника "Организации" - "Наша фирма". Начинается ведение учета и планируется загрузка сотрудников из "Зарплаты и управление персоналом" или "Бухгалтерии предприятия", но так как наименование организации, а также ИНН и КПП отличается, тогда при переносе сотрудников будет создана вторая организация и предопределённый элемент "Наша фирма" уже нельзя будет удалить. Чтобы избежать этого, нужно сделать следующее:
1) В конфигурации Управление IT-отделом нужно переименовать предопределенный элемент справочника "Организации" "Наша фирма", как и в Зарплате и управление персоналом (Бухгалтерия предприятия), а также заполнить ИНН и КПП;
2) Выполнить синхронизацию.

Загрузка может быть как регламентной (выполняться с использованием регламентного задания), так и разовой.

Внимание! Если при нажатии на кнопку "Загрузить сотрудников" ничего не происходит, проверьте журнал регистрации конфигурации (Поддержка и обслуживание > Журнал регистрации). Там будет отображена ошибка, почему данные не загружаются. Может понадобиться ручная регистрация comcntr.dll. Т.е., если обмен не работает, необходимо выполнить команду:
regsvr32 "C:\Program Files (x86)\1cv82\8.2.19.68\bin\comcntr.dll"
Где путь указан до библиотеки используемой версии 1С. Если по каким то причинам обмен не работает или Вы хотите вручную сделать его, это так же возможно.

Для этого:

1) Сохраните XML-файл конвертации данных

2) Откройте ЗУП в режиме "Предприятия" и в меню укажите "Сервис > Обмен данными > Универсальный обмен данными"

3) В открывшейся обработке выбираем выгрузку, как на рисунке:

4) Нажимаем "Выгрузить данные" и ждем, когда все данные по сотрудникам будут выгружены. Все это будет в файле "Имя файла данных".

5) После выгрузки идем в конфигурацию "Управление IT-отделом 8". (Настройка и администрирование > Универсальный обмен данными в формате XML)

6) Выбираем режим работы "на клиенте" и нажимаем кнопку "Загрузить данные", после чего выбираем файл данных, сохраненный на шаге 4

В конфигурации есть возможность загрузить сотрудников из программ Зарплата и управление персоналом 3.1 (актуально для релиза 3.1.6.6) и Бухгалтерия предприятия 3.0 (актуально для релиза 3.0.60.59).


Для настройки автоматической загрузки, нужно перейти на вкладку "Администрирование" => "Регламентные и фоновые задания", найти в списке "Загрузка сотрудников" и настроить расписание.

 

Загрузка из 1С (ЗУП 3.1, Бухгалтерия 3.0 и других конфигураций поддерживающих формат обмена данными Enterprise Data) данных по сотрудникам

Внимание!!! Перед использованием в рабочей базе данных, рекомендуем предварительно настроить и выполнить обмен в тестовых базах.

• Должности;
• Контрагенты;
• Организации;
• Подразделения;
• Сотрудники (при наличии дополнительной настройки);
• Физические лица;

Импорт из Active Directory пользователей и рабочих мест

Конфигурация предоставляет механизм импорта данных из Active Directory как "вручную", с помощью обработки, так и автоматически, с помощью регламентного задания. Существует возможность сохранить различные настройки подключения к AD и загрузки объектов при импорте в виде профилей импорта для дальнейшего использования в различных режимах.

Рассмотрим обработку "Импорт из Active Directory" (Администрирование - Сервис - "Импорт из Active Directory"):

Основные элементы формы обработки:

1. Текущий профиль импорта (содержит настройки подключения и объектов, которые будут созданы/изменены в результате работы обработки);
2. Кнопки управления отображением списка пользователей AD;
3. Кнопки настройки списка пользователей AD и запуска процедуры импорта;
4. Дерево контекстов (соответствует дереву AD и может быть ограничено фильтром в настройках подключения в профиле);
5. Список пользователей AD (e-mail, телефон, подразделение в строках таблицы перед загрузкой, можно изменить как вручную для каждого пользователя, так и для всех отмеченных пользователей через команду "Действия - Заполнить электронную почту" или "Действия - Заполнить подразделение").

Теперь рассмотрим сам профиль импорта из AD (Администрирование - Профили импорта из Active Directory).

Закладка "Подключение".

• Использовать учетную запись / использовать "глобальный каталог" - если компьютер, на котором производится импорт, не входит в домен, то необходимо использовать учетную запись пользователя AD. Если компьютер принадлежит домену, можно использовать "глобальный каталог" GC://, поля ввода для учетной записи станут недоступными, а также будет невозможно использовать фильтр.
• Имя домена, контроллер домена, порт, учетная запись и пароль указываются в случае использования учетной записи при подключении к домену.
• Корень дерева (фильтр) строка (например, OU=Наша фирма,DC=winad,DC=ru), ограничивающая чтение пользователей в пределах указанного контекста. Например, если фильтр не задан, то дерево практически полностью соответствует дереву в AD:

При установленном фильтре "OU=Наша фирма,DC=winad,DC=ru" видим только подразделения:




• Использовать в регламентном задании - при установленном "флажке" профиль импорта, будет обрабатываться соответствующим регламентным заданием "Создание объектов Active Directory" (Администрирование - Поддержка и обслуживание - Регламентные операции - Регламентные и фоновые задания).

Внимание! Перед включением флага "Использовать в регламентном задании",необходимо убедиться, что данные в ИБ соответствуют данным в AD (в части наименований и т.д.), в противном случае они могут быть изменены согласно данных AD. Будьте внимательны!

Закладка "Загрузка пользователей".

• Флаг "Создавать пользователей" - при установленном флаге выбранным пользователям AD, для которых в информационной базе не найдены соответствующие учетные записи, будут созданы пользователи с настройками, указанными ниже (поиск ведется по логину, указанному в AD). При снятом флаге пользователи в ИБ не изменяются.
• Группа новых пользователей - если настройка установлена, то все вновь созданные пользователи будут помещены в эту группу.
• Перезаписывать права пользователей - при включении этой настройки для найденных пользователей, будут сброшены ранее установленные права и установлены новые права в соответствии с указанными профилями в таблице "Профили групп доступа".
• Блокировать пользователя ИБ при блокировке его в AD - при включении этой настройки найденным пользователям, будет установлен признак "Недействителен", если в AD у пользователя заблокирована учетная запись.
• Механизм аутентификации: "1C:Предприятие" или операционной системы - в соответствии с этой настройкой для новых и найденных пользователей, будет указан механизм аутентификации в ИБ.
• Язык интерфейса платформы - в соответствии с этой настройкой для новых и найденных пользователей, будет установлен язык интерфейса.
• Режим запуска - в соответствии с этой настройкой для новых и найденных пользователей, будет установлен режим запуска.
• Профили групп доступа в соответствии с указанными в таблице профилями при включенной настройке "Перезаписывать права пользователей" новым и найденным пользователям, будут установлены соответствующие права.

Закладка "Загрузка других объектов".

• Создавать организацию - при установленном флаге для загружаемых объектов (вновь создаваемых или созданных ранее и загружаемых повторно), будет определена организация следующим образом: если у объекта AD реквизит "Организация" заполнен, то будет выполнен поиск в ИБ организации по наименованию, и если такой организации в ИБ нет, то она будет создана (реквизит "Ставка НДС" для новой организации, будет заполнен согласно настройке "Ставка НДС") и установлена объекту. Если у загружаемого объекта реквизит "Организация" не заполнен, то ему будет установлена организация из настройки "Организация по умолчанию".
• Создавать подразделение - при установленном флаге для загружаемых объектов, будет определено подразделение, аналогично определению организации.
• Создавать физ.лицо - при установленном флаге для загружаемого объекта, будет произведен поиск физ.лица в ИБ по ФИО пользователя AD (реквизиту ) и если такого физ.лица не найдено, оно будет создано. Новые физ.лица могут быть добавлены в группу физ.лиц, указанную в настройке "Группа физ.лиц по умолчанию". Если для пользователя в AD установлено изображение, то при установленном флаге "Загружать фото" это изображение, будет установлено физ.лицу. Если в AD для хранения даты рождения используется свой реквизит (на скриншоте в качестве примера используется реквизит "ipPhone"), то при установленном флаге "Загружать дату рождения из реквизита" информация о дате рождения, будет заполнена для загружаемого физ.лица из указанного реквизита AD. При загрузке у физ.лица заполнятся e-mail и телефон, если такая информация содержится в AD.
• Создавать сотрудника - при установленном флаге для загружаемого объекта, будет произведен поиск сотрудника по наименованию в ИБ (реквизиту "DisplayName" в AD) и если такого сотрудника не найдено, то он будет добавлен. Новые сотрудники могут быть добавлены в группу сотрудников, указанную в настройке "Группа новых сотрудников". При установленном флаге "Создавать должность" если у загружаемого объекта заполнен реквизит "Должность" и такая должность есть в ИБ, то она будет установлена сотруднику; если указанная у загружаемого объекта должность в ИБ не найдена, то она будет создана и установлена сотруднику.
• Создавать место хранения - при установленном флаге при загрузке объекта, будут проверяться места хранения в ИБ по наименованию (в качестве наименования будет выступать реквизит "DisplayName" в AD) и если такого места хранения не найдено, то оно будет создано. Для загружаемых мест хранения можно указать местоположение в настройке "Местоположение по умолчанию". Если включены флаги "Создавать организацию" и "Создавать подразделение", то у загружаемого места хранения будут заполнены соответственно реквизиты "Организация", "Подразделение". Также у места хранения заполняются реквизиты "Сетевое имя" и "Сетевой пользователь", соответствующие "Логину пользователя AD" и "Домен\Логин пользователя AD".

Внимание! Данный функционал добавлен в версии 3.0.30.

Импорт данных из сторонних программ

Внимание!!!Поддерживается работа только с программой AIDA64 Business, которая позволяет выгрузить данные в INI-формате (для Everest версия Business)

Рис. 1

Рис. 2

Рис. 3

Рис. 4 Загрузка данных с использованием WMI

В самом низу есть общие настройки, которые отображаются вне зависимости от способа загрузки данных.

После того, как выбран вариант импорта и установлены все настройки, можно приступить к следующему шагу - загрузке данных. Нажимаем кнопку "Обновить данные".
Будет показан прогресс загрузки, после чего отображена форма:

Рис. 5 Результат импорта.

Пока ничего не загружено в информационную базу. Просто конфигурация отобразила данные, которые были найдены при поиске для каждого компьютера.
Далее необходимо заполнить "Место хранения" в табличной части. Если места хранения уже созданы выбираем их, если нет, мы можем их создать, нажав на кнопку "Создать места хранения". После нажатия на "Создать места хранения" будут созданы места хранения имена, которых будут дублировать наименования из загружаемых данных, при этом тип такого места хранения будет "Рабочее место".

В правой части результата импорта отображены данные о составе компьютера, при щелчке на строку с комплектующей, будет отображена информация о характеристиках комплектующей. На данном этапе необходимо убрать из загрузки данные, которые не нужно загружать (снимите с не нужных галочки).

Далее, можно создать по загружаемым данным либо документ "Поступление", либо "Инвентаризацию".
Создадим для примера "Поступление". Нажмем Создать > Поступление. При этом будут созданы документы только по тем местам хранения, которые отмечены в табличной части "Результата импорта" и только по той номенклатуре, которая отмечена. После создания "Поступления", будет предложено открыть созданные документы для просмотра.

Рис. 6.

Рис. 7

Открываем документы и устанавливаем реквизиты. Если компьютер пришел от контрагента, то проставляем его, если нет и это первоначальные остатки, то реквизит контрагент оставляем пустым.

Рис. 8

Перетаскиваем мышкой комплекты в комплектующие, добавляем при необходимости комплект, в который перемещаем комплектующие. Должно получиться примерно следующее:

Рис. 9

Для инвентаризации действия аналогичны и будут рассмотрены отдельно.

Настройка индивидуальных параметров для каждого пользователя

В конфигурации есть возможность настроить для каждого пользователя основные значения, чтобы выполнить подстановки индивидуально.

Это может понадобиться, например, когда один сотрудник отвечает за один склад и выбирает его во всех документах, а другой сотрудник за другой и тоже выбирает его везде.

Для этих целей есть механизм индивидуализации конфигурации. Т.е. есть настройки у каждого пользователя, которые позволяют выбрать личные основные значения для подстановки в документы и справочники.

Для этого выбираем Администрирование > Настройки пользователей и прав > Пользователи и открываем нужного пользователя:

Открыв вкладку, заполним настройку для текущего пользователя:

При создании новых документов и справочников, значения этой вкладки будут подставляться по умолчанию.

Добавление учетных записей для работы с электронной почтой

Яндекс почта

Для того, чтобы была возможность отправлять и получать письма в конфигурации, в том числе и при загрузке писем службы поддержки, необходим настроенный почтовый ящик для работы с почтой. Для того, чтобы это сделать, необходимо зайти в "Администрирование > Учетные записи электронной почты". Откройте системную учетную запись, или, если Вы хотите создать новую - создайте новую запись.

Далее, необходимо настроить учетную запись. Сделаем это на примере настройки почты от Яндекса.

Сначала подготовим Яндекс почту, чтобы можно было принимать и отправлять письма из сторонних программ по протоколам IMAP, POP3, SMTP. Зайдем в настройки и поставим галочки:

Теперь в 1С в "Администрирование > Учетные записи электронной почты":

Кнопка "Проверить настройки" позволит отправить тестовое письмо на указанный ящик и получить это тестовое письмо с ящика. Настройте получение и отправку почты в соответствии с Вашими настройками. Можно выбрать как протокол POP, так и IMAP.

При успешной настройке должно появится сообщение: "Проверка параметров учетной записи завершилась успешно".

Внимание! На закладке "Получение писем" есть настройка, которая, при получении писем в конфигурацию, удаляет их из ящика. Так же, есть возможность настроить удаление через несколько дней, чтобы там не накапливалось много почты. Будьте внимательны с этой настройкой, т.к. случайная установка галочки может повлечь удаление всех писем из ящика, тогда как Вы этого, например, не планировали.

Google почта

Настройки аналогичны статье Яндекс почты, за некоторым исключением. Приведем скриншот настройки:

Заполнение ответственных лиц

В оформляемых документах организации необходимы подписи ответственных за эти документы лиц. В унифицированных печатных формах специально предусмотрены реквизиты для указания должностей ответственных лиц и места для их подписей. Кроме того, большинство унифицированных форм содержат реквизит «Расшифровка подписи». Для автоматического заполнения этих реквизитов в печатных формах необходимо в справочнике «Организации» перейти в раздел «Ответственные лица» и заполнить соответствующий список.

Данные об ответственных лицах вводятся в регистр сведений «Ответственные лица» на определенную дату и хранятся в нем в хронологическом порядке. Это означает, что при формировании печатной формы документа за конкретную дату из регистра сведений будут выбраны записи, актуальные именно на эту дату. Например, если в организации изменился главный бухгалтер, достаточно внести новую запись в регистр на дату приказа о зачислении на должность и программа будет автоматически подставлять нужную фамилию в печатные формы.

В программе предусмотрено несколько типов ответственных лиц:

1. Руководитель - используется в печатных формах, требующих подписи руководителя организации;
2. Главный бухгалтер - применяется в печатных формах, требующих подписи главного бухгалтера организации;
3. Кассир - используется при формировании печатных форм кассовых документов;
4. Кладовщик - используется в печатных формах, требующих подписи кладовщика;
5. Председатель комиссии - используется в печатных форма, предусматривающих подписи членов комиссии (напр. при списании);
6. Член комиссии 1 - используется в печатных формах, предусматривающих подписи членов комиссии (напр. при списании);
7. Член комиссии 2 - используется в печатных формах, предусматривающих подписи членов комиссии (напр. при списании);
8. Член комиссии 3 используется в печатных формах, предусматривающих подписи членов комиссии (напр. при списании).

Для каждого типа ответственных лиц нужно указать соответствующего ему в данной организации сотрудника и должность. Набор ответственных лиц задается отдельно для каждой организации, учет которых ведется в программе. При формировании печатных форм автоматически заполняются соответствующие реквизиты данными ответственных лиц.

Настраиваемый рабочий стол

Требования:

• версия программы 3.1.3.1 и выше.

При запуске программы с настройками по умолчанию, на "Начальной странице" программы, в центральной её части, расположена форма "рабочего стола". Для пользователя с ролью "Полные права" рабочий стол выглядит следующим образом:

Форма представляет собой две страницы ("Навигация" и "Метрики") с наборами элементов из картинок, гиперссылок, кнопок, графиков, предоставляющих пользователю быстрый переход к созданию новых документов, требуемым формам списков документов, справочников, регистров, а также открытию форм других обработок. Главной особенностью подсистемы "Рабочий стол", к которой относится данная форма, является то, что существует возможность создания своих собственных рабочих столов с произвольными наборами элементов (далее "виджетов"), под нужды любого пользователя с учетом его прав (наборов ролей) на объекты программы.

Рассмотрим более детально настройки рабочего стола.

Каждый рабочий стол является элементом справочника "Рабочие столы" с собственным набором виджетов. Для перехода к списку рабочих столов необходимо в меню "Главное" выбрать пункт "Рабочие столы":

В открывшейся форме списка необходимо выбрать элемент "Рабочий стол по умолчанию" и открыть его:

Список виджетов в карточке рабочего стола представлен в виде дерева, а порядок виджета в дереве соответствует его местоположению (относительно других виджетов) на форме рабочего стола, при этом, работа с самими виджетами практически полностью повторяет работу с элементами формы в конфигураторе.

Рассмотрим карточку виджета кнопки формы "Новое задание", для этого необходимо "развернуть" группу элементов "Группа Обработчики (Обычная группа)":

и открыть карточку виджета "Новое задание (Кнопка)":

Набор реквизитов виджета зависит от вида виджета, и в большей своей части соответствует свойствам соответствующего элемента формы в конфигураторе.

Перечислим возможные виды виджетов:

• декорация (может быть как надпись так и картинка);
• кнопка;
• метрика;
• обычная группа;
• страница;
• страницы.

Виджеты c видом "кнопка", "декорация" и "метрика" (при включенном свойстве "гиперссылка") могут содержать обработчики нажатия.

Обработчики могут быть двух видов: "Открыть форму" и "Произвольный алгоритм".

Для вида обработчика "Открыть форму" необходимо указать объект, чью форму необходимо открыть (это может быть справочник, документ, журнал документов, регистр сведений, общая форма, обработка или отчет) и указать вид формы: форма объекта или форма списка. Также, для вида обработчика "Открытие формы" возможно указание произвольного алгоритма, в котором, например, могут быть описаны параметры открываемой формы на встроенном языке 1С.

Для вида обработчика "Произвольный алгоритм" можно указать только произвольный код на встроенном языке 1С.

Важно понимать, что произвольный алгоритм будет выполнен &НаСервере, поэтому, во избежании ошибок со стороны платформы, автор произвольного алгоритма должен обладать достаточными компетенциями в написании кода на встроенном языке 1С.

На закладке "Права доступа" для ограничения доступности виджета можно указать роли пользователей, которым данный виджет будет доступен.

Если у текущего пользователя программы есть роль "Полные права", то данная проверка для текущего пользователя не осуществляется. Для вида обработчика "Открыть форму" список ролей может быть пустым, т.к. при выводе виджета на форму рабочего стола, в любом случае, проверяется право "Просмотр" у текущего пользователя на объект открываемой формы.

Закладка рабочего стола "Метрики".

Закладка "Метрики" доступна только для редакции программы "КОРП" и включенной функциональной опции "Использовать метрики". Подробнее о подсистеме можно посмотреть тут.

Рассмотрим группу виджетов, формирующих отображение информации о просроченных заданиях.

В состав группы входят следующие виджеты:

• "Группа Просроченные" - виджет с видом "Обычная группа";
• "Надпись с картинкой" - виджет с видом "Декорация";
• "Просроченные задания" - виджет с видом "Метрика";
• "Надпись" - виджет с видом "Декорация".

Карточка виджета "Группа просроченные":

Состав реквизитов виджета соответствует реквизитам элемента формы "Обычная группа", если бы форму разрабатывали в конфигураторе.

Карточка виджета "Надпись с картинкой":

По составу реквизитов виджет также практически соответствует элементу формы "Декорация - Надпись" из конфигуратора.

Карточка виджета "Просроченные задания":

Рассмотрим виджет с видом "Метрика" подробнее.

В общем случае, виджеты с видом «Метрика» могут отображать результаты произвольных алгоритмов, написанных на встроенном языке 1С. В нашем случае, в качестве произвольных алгоритмов используются запросы к информационной базе, в частности, к оборотному регистру накопления «Значения метрик», хранящего значения рассчитанных метрик.

Виджеты с видом "Метрика" по виду отображения могут быть:

• "Надпись";
• "Диаграмма";
• "Надпись с условным оформлением".

Виджеты с видом отображения "Надпись" отображают результат произвольного алгоритма с фиксированной настройкой оформления вне зависимости от результата. Настройка оформления производится на закладке "Реквизиты".

Закладка "Настройки метрики":

На закладке расположены реквизиты "Период автообновления", "Код обработчика" и для виджетов с видом отображения "Надпись с условным оформлением" настройки "Условного оформления". Период автообновления указывается в минутах, и важно понимать, что если в коде обработчика указан запрос к БД, не следует указывать слишком малое его значение.

Произвольный алгоритм в реквизите "Код обработчика" может быть написан только на встроенном языке 1С. Для виджета с видом отображения "Надпись" произвольный алгоритм в переменной "Результат" должен возвращать таблицу значений с одной колонкой (с произвольным именем колонки в рамках требований к именам колонок таблиц значений) и одной строкой, содержащей произвольное значение (с типом "Строка" или "Число"). Для проверки корректности написанного обработчика можно воспользоваться кнопкой "Проверка". Для удобства разработки запроса к БД присутствует кнопка "Конструктор запроса" (в конструкторе запроса также возможно открыть ранее написанный запрос из кода обработчика, для этого необходимо выделить текст запроса, находящийся между "кавычками" и нажать на кнопку "Конструктор запроса").

Карточка виджета "Надпись":

Для виджета установлен вид "Декорация", с видом декорации "Надпись", и установлен флаг "Гиперссылка", т.е. виджет отображается в виде гиперссылки "Просроченные", при нажатии на которую будет выполнен обработчик гиперссылки. Рассмотрим закладку "Обработчик":

Вид обработчика "Открыть форму" означает, что при нажатии на гиперссылку виджета будет открыта некоторая форма, а именно, форма списка документа "Задание". В произвольном алгоритме перечислены параметры, которые будут переданы в открываемую форму. Важно отметить, что перед указанием параметров для открытия форм, необходимо в конфигураторе проверить, какие параметры в открываемой форме могут быть обработаны. Для формы списка документа "Задание" указанные в произвольном алгоритме параметры обрабатываются, поэтому, при нажатии на гиперссылку виджета будет открыта форма с установленным отбором "Просроченные (Новые + В работе).

Рассмотрим карточку виджета отображающего диаграмму. В списке виджетов рабочего стола это "Метрика (Диаграмма)":

Карточка виджета:

Среди реквизитов виджета стоит отметить реквизит "Тип диаграммы", т.к. именно он отвечает за то, какая диаграмма будет отображена на рабочем столе. На закладке "Настройки метрики" в реквизите "Код обработчика" также размещен произвольный алгоритм:

Отличительным требованием к возвращаемому результату выполнения произвольного алгоритма для вывода диаграмм является то, что в возвращаемой переменной "Результат" должна быть таблица значений с тремя колонками: "Значение", "Точка" и "Серия", количество строк таблицы значений не ограничено.

В коде обработчика виджета присутствуют строки:

Запрос.УстановитьПараметр("ДатаНачала", 	ДатаНачала);
Запрос.УстановитьПараметр("ДатаОкончания", 	ДатаОкончания);

при этом, сами переменные "ДатаНачала" и "ДатаОкончания" нигде в коде обработчика не инициализируются. Сделано это для того, чтобы управлять данным периодом можно было непосредственно с рабочего стола. На форме рабочего стола присутствуют кнопки управления формой:

Кнопка с картинкой "шестиренки" открывает форму "Персональные настройки", в которой можно указать период, который и будет подставлен в обработчик при выполнении.

Рассмотрим карточку виджета с видом "Метрика" и видом отображения "Надпись с условным оформлением":

Отличительной особенностью такого виджета является то, что виджет изначально является группой из нескольких элементов формы, а оформление (цвета текста и фона, картинка) отображаемого значения виджета на рабочем столе может быть настраиваемым в зависимости от самого значения возвращаемого произвольным кодом результата. Рассмотрим закладку "Настройки метрики":

Код обработчика для данного виджета в переменной "Результат" должен возвращать таблицу значений состоящей из одной колонки и одной строки (как и в случае с виджетом с видом отображения "Надпись"), однако тип значения должно быть числом.

Условия для оформления настраиваются в табличной части на соответствующей закладке "Условное оформление". Пользователь заполняет диапазон "От" и "До" для возвращаемого значения, может указать картинку для этого диапазона (она будет выведена слева от возвращаемого значения), указать цвета текста и фона для диапазона. Результат:

Пример 1 - Добавление собственной кнопки

Рассмотрим добавление собственной кнопки на рабочий стол.

Добавим кнопку "Канбан доска" для открытия формы канбан доски.

Для этого в списке виджетов рабочего стола в группе "Группа Обработчики (Обычная группа)" добавим новый элемент: кнопка "Создать" - "Кнопка":

Будет открыта карточка нового виджета, заполним реквизиты и выберем картинку кнопки:

На закладке "Обработчик" укажем вид обработчика "Открыть форму", имя объекта - выберем из списка обработку "Канбан доска" (возможен также и набор текста в реквизите "Имя объекта" без открытия формы выбора):

На закладке "Права доступа" укажем роль "Выполнение заданий":

Кнопками "Переместить вверх" и "Переместить вниз" расположим добавленный элемент в требуемом месте:

Результат:

Пример 2 - Новое задание с заполненными реквизитами

Требования:

• версия программы 3.1.3.5 и выше.

Добавим кнопку, при нажатии на которую будет создано новое задание, при этом в задании будут сразу заполнены некоторые реквизиты:

• Процесс - "Документооборот";
• Категория - "Бухгалтерия";
• Исполнитель - "Иванов".

Сам процесс добавления новой кнопки уже описан в предыдущем примере, разница лишь будет в обработчике виджета. Рассмотрим его:

• Вид обработчика - "Открыть форму";
• Имя объекта - "Задание";
• Вид формы - "Форма объекта" - будет создан новый документ "Задание".

Далее, в "Произвольном алгоритме" на встроенном языке 1С указываем, какие реквизиты какими значениями должны быть заполнены:

ЗначенияЗаполнения = Новый Структура;
ЗначенияЗаполнения.Вставить("Процесс", Справочники.Процессы.НайтиПоНаименованию("Документооборот"));
ЗначенияЗаполнения.Вставить("Категория", Справочники.КатегорииЗаданий.НайтиПоНаименованию("Бухгалтерия"));
ЗначенияЗаполнения.Вставить("ТекущийИсполнитель", Справочники.Пользователи.НайтиПоНаименованию("Иванов"));
ПараметрыФормы.Вставить("РабочийСтолЗначенияЗаполнения", ЗначенияЗаполнения);

В форме документа "Задание" в процедуре "ПриСозданииНаСервере" указана обработка параметра "РабочийСтолЗначенияЗаполнения", поэтому, при нажатии на добавленную на рабочий стол кнопку с данным обработчиком, будет открыта форма с заполненными реквизитами:

GTD (Личная эффективность)

Введение

Так, а в чем разница между GTD и просто списком дел?

А мне подойдет, я ведь простой руководитель/администратор/техник и т.д.?

Что конкретно я получу, если буду использовать GTD?

1. Вы ничего не упустите из виду. Любая мелочь должна быть зафиксирована, а раз так, то вы получаете систему, где есть все.
2. Получите систему, где следующее действие, будет выбрано быстро и правильно.
3. Вы станете более продуктивным, а не просто больше успевающим. Это разные вещи.
4. Вы избавитесь от стресса. Конечно полностью избавиться не удастся, но то, что у Вас перед сном не будет мыслей вида: "Ой, как же я мог это забыть!..." - это гарантируется.
5. Научитесь и полюбите планировать свою жизнь, вместо того, чтобы позволять это делать обстоятельствам или другим людям, которые за вас решают как Вам жить и какие жизненные цели иметь.
6. Получите полный контроль над проектами.
7. Научитесь концентрироваться на результате.

Отлично. Что мне сделать, что бы так работать?

1. Собирайте информацию и фиксируйте все, что может понадобиться. Записывайте ВСЕ задачи, идеи, повторяющиеся дела (ниже мы приведем, что для этого есть в нашем решении). При этом список этих дел всегда должен быть под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас. Это действие забирает больше времени, но за то, Ваш мозг попадает в ловушку, того, что все записано и он уже не реагирует на то, не забыл ли я что-то.
2. Пишите подробно и с пояснениями. Дела вида «Подготовить проект автоматизации» - это не дело - это цель. Когда вы будете ее выполнять, то будете долго и упорно вспоминать, что же нужно сделать. Разбивайте большие дела на конкретные действия, которые необходимо выполнить (обсудить с руководством список участников проекта, скачать и установить последние обновления для конфигурации "Конвертация", создать плавила обмена (справочники, документы, константы и т.д.). Задачи должны быть сформулированы точно и при прочтении должно быть точно известно, что надо делать. В обычном списке задач часто люди тратят даже больше времени на расшифровку, чем непосредственно на выполнение дела. Если можете делегировать дело - делегируйте, но запишите, о том, когда надо проконтролировать выполнение (если надо).
3. Правильно определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретный срок. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у Вас должна появиться уверенность, что точно ни о чём не забудете и все подготовили.
4. Актуализируйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то становится не актуальным, что-то переносится на будущее, а что-то выполняется. Система должна работать вместе с Вами. Поэтому следите, чтобы у Вас всегда был список конкретных действий и Вы могли приступить к работе без промедления.
5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от Вас требуются и работайте. Так Вы сможете реализовать большие проекты.
6. Это должна быть системная работа. Любая система продуктивности не будет работать, если применять ее бессистемно. Не забывайте все фиксировать и не ленитесь. Чтобы получить максимальную отдачу, настраивайте все под себя и всё получится. И да, никакая, даже самая лучшая система не выполнит все дела за Вас. Работа со списками — это хорошо, но не забывайте действовать. GTD — это инструмент, который помогает Вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как распорядитесь своим временем, зависит от Вас.

Сбор информации о делах

Как работать с GTD в подсистеме "Дела"?

Для начала работы, нужно сделать четыре простых шага.

1. Выделить свои дела

Используйте подсистему, чтобы организовать Ваши цели, проекты, и дела в дерево. Во-первых, запишите дела, которые требуется выполнить. Если дела большие, просто разделите их на составляющие элементы (подчиненные дела). Не пугайтесь. На вопрос: "Как съесть слона?", есть гениальный ответ "по кусочкам...". Разбейте большое дело на маленькие, если и маленькие большие, то разбейте и их на составляющие части. Если и эти компоненты все еще кажутся большими, продолжайте разделять их, пока у Вас не получится список разумных простых и выполняемых подчиненных дел (действий).

2. Спросите себя, "Какие дела самые важные?"

Для каждого дела, можно определить его важность относительно родительского дела или проекта. Чтобы увеличить важность дела относительно родительского дела, увеличьте значение важности.

3. Назначьте соответствующие контексты для каждого дела

Многие из дел в Вашем списке, могут быть выполнены только в определенных контекстах или ситуациях. Например, можно завершить дело "Купить мышку" только, когда Вы находитесь в магазине компьютерной техники. Таким образом, Вы можете создать новый контекст под названием "Магазин компьютерной техники", и назначить этот контекст для этого дела. Позже, придя в магазин, можно отфильтровать или сгруппировать список (следующих действий) по назначенным контекстам и увидеть что нужно купить мышку.

Другой способ, думать о контекстах, как о категории для дел. Для дел можно назначить несколько контекстов. Контексты, могут быть также открытыми или закрытыми.

4. Cформируйте упорядоченный список To-Do (следующих действий)

После того, как Вы ввели все свои цели, проекты, и задачи в Схему, MLO выберет только те задачи, которые требуют Вашего немедленного внимания. Эти задачи помещаются в список To-Do - простой список действий. При заданном по умолчанию виде Активные действия, в списке To-Do видны только задачи без незаконченных подзадач и запланированные задачи появляются в этом списке только в заданное время. За детальной информацией о создании списка to-do (список следующих действий), обратитесь к теме "Список To-Do".

Список To-Do может быть отсортирован по приоритетам так, чтобы можно было оставаться сосредоточенным на том, что действительно важно для Вас, отделяя важность от срочности, минуя промедление.

Также, задачи в списке To-Do могут быть отфильтрованы по различным параметрам, таким как Контексты, имеющееся у вас на данный момент свободное время и т.д.

Задачи в списке To-Do, могут быть, также сгруппированы по различным параметрам. Довольно просто настроить под себя Вид списка To-Do, который  будет отфильтрован, отсортирован и сгруппирован согласно Вашим потребностям.

Каждый раз при завершении задачи список следующих действий обновляется, оставаясь актуальным. 

Настройки видов дел

Настройки автоформатирования дел

Настройки контекстов

Каждый контекст может включать другие Контексты.

Каждый контекст может быть открыт/закрыт в определенное время.

Можно создавать, переименовывать, удалять и назначать параметры для контекстов в диалоге Управления контекстами. Для открытия этого диалога, выберите в меню списка дел "Настройки > Контексты".

Поиск в делах

Работа с делами в дереве дел

Список To-Do (следующих действий)

Реквизиты дел

Описание

• Тема - заголовок дела (длиной до 512 символов)
• Описание - это текст неограниченной длины, который служит дополнением для темы и позволяет подробнее описать выделенное дело.

Общие

• Контексты - список контекcтов текущего выделенного дела.
• Важность - на сколько важно дело. Число от 0 до 200 по умолчанию 100.
• Срочность - на сколько срочно дело. Число от 0 до 200 по умолчанию 100.
• Усилие - какое усилие нужно приложить к делу, чтобы его выполнить. Число от 0 до 200 по умолчанию 100.
• Это папка - дело может содержать в себе другие дела и не выполняться, т.е. своеобразным разделом. Например папка "Дни рождения", которая содержит информацию, о днях рождения коллег. Естественно это не дело - это какая-то информация, которая возможно может пригодиться. Поэтому у папки нельзя установить признак "Выполнено".
• Дело как цель - любое дело может быть нашей целью. А цели могут быть недели, месяца, квартала или года. По умолчанию цель недели оформляется с одним восклицательным знаком, а месяца с двумя. Остальные цели являются стратегическими. Так же по умолчанию цели отображаются в системном виде "Цели". Просматривая периодически наши цели мы их актуализируем и стараемся достичь.
• Задание - любое задание может быть связано с делом этим реквизитом.

Срок

• Начало - дата, когда дело начнется или началось. Может быть пустым, если дата не известна.
• Срок - дата, когда дело должно быть выполнено. Один из ключевых реквизитов дел. В таблице колонка срок отображается в удобном виде: Сегодня, Завтра, Вчера, Четверг и т.д. Это позволяет более конкретно представлять дату если она близко. Может быть пустым, если нет срока выполнения.
• Использовать время - галочка, которая определяет формат даты реквизитов начало и срок. Если галочка установлена, то срок будет с временем. По умолчанию выключена.

Проект

• Это проект - галочка, которая свидетельствует о том, что текущее дело является проектом. Т.е. состоит из нескольких подчиненных дел. Важный реквизит при планировании проектной деятельности.
• Процент проекта - % на сколько выполнен проект. Доступно только для проектов
• Статус - статус на котором находиться проект в текущий момент.

Обзор

• След. обзор - галочка, что по этому заданию есть обзоры. Т.е. периодический просмотр этого и подчиненных дел для контроля. Этим механизмом удобно контролировать выполнение поручений.
• Дата обзора - дата, когда необходимо выполнить обзор дела. Так же в видах дел содержит вид "Обзор", где можно посмотреть дела, которые либо с просроченным обзором, либо обзор сегодня.
• Обзор каждые N дней, недель, мес. - позволяет нажав на кнопку "Обзор проведен" увеличить дату обзора, на указанный интервал времени. Либо, если он пуст, то обзор автоматически включается и считается от текущей даты с учетом настроек обзора периода.
• Обзор был - дата последнего обзора.
• Жирный - оформить текущую строку жирным шрифтом.

Стиль

• Курсив - оформить текущую строку курсивом.
• Подчеркнутый - подчеркнуть текущую строку.
• Цвет текста - цвет текста всей строки. Если пересекается с автоформатированием, то имеет приоритет.
• Цвет фона - цвет фона всей строки. Если пересекается с автоформатированием, то имеет приоритет.
• Картинка - изображение текущего дела. Если пересекается с автоформатированием, то имеет приоритет.
• Очистить стиль - очищает все настройки стиля для текущего выделенного дела.

Подсистема Service Desk (управление инцидентами)

Служба технической поддержки на каждом предприятии может быть построена разнообразными способами (имеется в виду реализации процессов поддержки). Существует несколько моделей службы поддержки, например: централизованная, локальная, виртуальная — с единым телефонным центром и т. д. Служба технической поддержки может быть организована как в целях обслужить внешних клиентов (аутсорсинг обслуживания компьютеров и т. п.), так и внутренних (подразделение ИТ-департамента на крупных предприятиях).
В описании концепции ITIL, построенной на процессном подходе, Service Desk является единственным описанным функциональным подразделением. Это исключение сделано ввиду большой важности подразделения техподдержки при внедрении и практическом использовании современных ИТ-подходов и методик.
Правильно организованная техподдержка (Service Desk) всегда начинается с регистрации всех обращений конечных пользователей, служит единой точкой для общения пользователя с ИТ-службой. Наиболее популярные решения по практической организации техподдержки часто строятся на базе Call-center (иногда даже пользователи их отождествляют). Он является начальной точкой контактов конечных пользователей со службой техподдержки и служит источником информации об их фактической удовлетворенности уровнем сервиса, что дополняет информацию о технических параметрах качества обслуживания компании-клиента (внешнего или внутреннего).
На больших предприятиях или в крупных компаниях-аутсорсерах служба технической поддержки часто организована по следующему многоуровневому принципу:
Пользователь — обращается с вопросом в службу поддержки по телефону или с помощью электронной заявки (электронная почта, специальные шаблоны заявок и т.п.)
Оператор (1-я линия поддержки, Call-center) — регистрирует обращение, при возможности помогает пользователю самостоятельно, либо эскалирует (передаёт и контролирует выполнение) заявку на вторую линию поддержки.
Вторая линия поддержки — получает заявки от первой линии, работает по ним, при необходимости привлекая к решению проблемы специалистов из смежных отделов (системные администраторы, поддержка POS-терминалов, поддержка специального ПО, поддержка специального оборудования (Дилинг) и т. д.)

Все это реализовано в нашем решении и даже больше!
Остановимся на ключевых элементах построенного нами Service Desk и перечислим возможности, чтобы понимать, что есть что. Итак, наш Service Desk умеет следующее:

• Самостоятельное обращение пользователей через Web-интерфейс;
• Создание заданий на основании входящих писем на электронный ящик службы поддержки;
• Настраиваемые процессы с возможностью настройки этапов исполнения и назначения исполнителей;
• Настраиваемые этапы выполнения процессов (цвет, фон, иконка, состояние);
• Использование подпроцессов в заданиях;
• Прикрепление скриншотов,  сделанных пользователем,  к заданию одной кнопкой;
• Просмотр, как собственных заданий, так и заданий подчиненных сотрудников;
• Прикрепление произвольных файлов в задании;
• Обмен сообщениями с пользователем;
• Неограниченный список наблюдателей, которые оповещаются при изменении в задании любого реквизита(ов) с указанием, что конкретно было изменено. Наблюдателем можно назначить любого пользователя;
• Оповещение наблюдателей заданий одним из способов: Электронным письмом (e-mail); SMS (sms.ru, МТС, Билайн); В конфигурации;
• Управление шаблонами всех видов оповещений;
• Создание дочерних под заданий по задаче. Это позволяет, например, руководителю отдела разбить крупную задачу по подчиненным и контролировать выполнение каждой подзадачи;
• Фиксирование всех изменений в задании;
• Привязка базы знаний к заданиям;
• Оценка качества выполнения задания;
• Диаграмма Ганта с возможностью просмотра выполнения задания по периоду, этапу и исполнителю, а так же сравнение с контрольной датой выполнения.
• Большие возможности по анализу выполненных/невыполненных/просроченных заданий.

С чего начать?

Вы готовы к ведению учета? Ну что, начнем?

Прежде всего, Вам необходимо ясно представить цели, которые Вы хотите получить в конце от автоматизации Service Desk и быть морально готовым к кропотливой работе по упорядочиванию задач, их систематизации, обучению пользователей новой системе и т.д.
На бумаге нарисуйте схему обработки инцидентов (в нашей терминологии и далее – заданий) у Вас в отделе, как бы Вы хотели, чтобы это работало. Есть ли у Вас менеджер по приему заданий, который распределяет задания по направлениям, или Вы будете работать без него? Составьте ПОЛНЫЙ СПИСОК всех возможных процессов в Вашей ИТ-структуре. И для каждой сделайте свою схему. Мы покажем, как настроить работу для одного вида процессов. Остальное Вы сделаете по аналогии.
Рассмотрим бизнес-процесс обращения пользователей организации (инициаторов) в ИТ-службу на примере следующей схемы (по умолчанию она присутствует в только что установленной конфигурации и называется «Обращение»).
Допустим, в нашем виртуальном примере есть человек, который отвечает на все телефонные звонки (оператор), фиксирует все данные в самом начале и распределяет эти обращения по исполнителям.
При этом он регистрирует все данные (тема, текст, приоритет, от кого и т.д.). Потом отдает на выполнение другому специалисту отдела, а тот уже выполняет все, что бы обратившийся получил решение поставленного задания.
Причем, человек регистрирующий обращение достаточно грамотен и может решить вопрос самостоятельно, не передавая другому сотруднику. Так же в процессе беседы может оказаться, что обращение было вызвано неграмотностью пользователя вследствие чего, обращение было отменено.
После того, как оператор выбрал исполнителя, исполнитель может установить другого исполнителя, т.е. передать его другому специалисту, а так же самостоятельно выполнить задание. В процессе работы может быть такая ситуация, когда конечный исполнитель указал, что он выполнил задание, но после проверки его инициатором оказалось, что задание не доведено до конца. В таком случае необходимо предусмотреть переход из состояния «Выполнено» в состояние «Выполнение», из которого потом снова можно перейти в состояние «Выполнено» и т.д.

В результате имеем этапы обращения:
• Новый (обращение еще не рассмотрено оператором);
• Регистрация (обращение рассмотрено оператором, внесены все реквизиты обращения);
• Отмена (оператор решил вопрос самостоятельно, или по какой-то причине обращение было отменено)
• Выполнение (оператор назначил конечного исполнителя)
• Выполнено (конечный исполнитель выполнил задание)

По этим этапам нарисуем схему, как в нашей мнимой организации происходит работа с обычным обращением пользователей:

В конфигурации получим процесс ( Техническая поддержка > Процессы ) :

Причем видно, что из шага (этапа) "Новый" (когда задание только что создано) можно перейти на этап "Регистрация", если мы станем на этап "Регистрация", мы должны иметь возможность пойти на два других этапа: либо "Выполнение", либо "Отменено", что, собственно, на втором рисунке и видно. Где текущий этап "Регистрация", а возможные переходы указаны в выпадающем списке. Это возможные переходы на этапы. А в задании получаем:

Видно, что перевести с этапа "Регистрация" можно на один из двух этапов: либо "Выполнение", либо "Отменено". Если мы выберем "Выполнение", то задание будет переведено на новый этап "Выполнение" с этапа "Регистрация", таким образом мы перейдем с одного этапа на другой.

Аналогично и для других этапов.

Последовательный переход с этапа на этап позволит перевести задание из начального этапа "Новый" в конечный этап "Выполнено" или "Отменено".

Исходя из выше составленной схемы и описанными возможностями программы, на данном этапе необходимо определить, как Вы хотите работать с пользователями и их заявками. Конфигурация предлагает несколько вариантов на Ваш выбор:

1) Работа службы поддержки через единый ящик поддержки.

Есть служебный почтовый ящик вида support@mymail.ru (или несколько таких ящиков), пользователи на него пишут заявки и служба поддержки работает по этим заявкам. В конфигурации, это реализовано следующим образом: в настройках параметров учета есть список ящиков, с которых выполняется загрузка писем от пользователей (письма попадают в конфигурацию, загружаясь регламентным заданием). На основе загруженных писем, другим регламентным заданием анализируются и создаются новые задания, или, если это переписка уже по существующей задаче, то добавление сообщений в уже созданное задание. Изменение статуса задания, смена ответственного, переписка и т.д. осуществляется в конфигурации, подписчикам задания, в том числе и автору, отправляются уведомления об изменениях по заданию.

При этом, службе поддержки не нужно анализировать почтовые письма, задания создаются из писем, мы лишь контролируем задания.

Такой способ работы самый распространенный.

2) Работа от звонков пользователей (Call Center).

Есть диспетчер или разделение исполнителей по ролям, им звонят, они выполняют задания, получив описание проблемы по телефону. Такое тоже встречается, в этом случае, задания в Service Desk, необходимо вносить вручную, там же регистрировать этапы и тонкости решения поставленных заданий. Это необходимо делать, т.к. если не регистрировать эти инциденты, то через время начнутся ситуации, когда что-то забыли, что-то не доделали и т.д. Задания, заведенные в нашем решении никуда не денутся, и помогут Вам ничего не забыть. При этом, есть возможность, если у обратившегося сотрудника, в справочнике физ лица, заполнено поле e-mail, то можно настроить все так, чтобы инициатор задания получал уведомления по почте об изменении своего задания.

3) Комбинированный способ поддержки (единый ящик поддержки + Call Center).

В этом способе есть как письма, так и звонки от пользователей. Т.е. ничего не исключает отправку писем пользователями и звонки с заданиями одновременно.

4) Пользователи сами заходят в конфигурацию через Веб - клиент (используя интернет - браузер), или через 1С:Предприятие и сами вносят задания в конфигурацию.

Если корпоративная почта отсутствует, но при этом необходима фиксация поручений и контроль их выполнения, то возможен и такой вариант работы с нашей конфигурацией.

5) Мобильное приложение.

6) Личный кабинет.

Выберите необходимый для себя способ работы для продолжения изучения. 

Задание

Задание - точка входа в нашу систему. Все, что нам необходимо выполнить, попадает в задания. А работать по заданию можно по нескольким схемам, и, в зависимости от того, как Вам будет удобнее работать, Вы можете выбрать нужный вариант. Приведем все схемы работы.

1. Упрощенно.

Пользователь -> Задание

2. С выполнением работ

Пользователь -> Задание -> Наряд на работы -> Лист учета рабочего времени (опционально)

3. С планированием и выполнением работ

Пользователь -> Задание -> План на работы -> Наряд на работы -> Лист учета рабочего времени (опционально)

Так же можно варьировать задания. Простые можно вести упрощенно, те, по которым нужно вести план и факт выполненных работ или просто факт, необходимо ввести в программу "Наряд на работы"

Переписка с инициатором, или приемы техподдержки

Схема "жизни" документа "Задание"

• Новый (соответствует этапу Новый)
  
• Подготовка (статус соответствует подготовке к выполнению)
• Бэклог (при использовании Scrum или Канбан (Kanban) определяет входящий поток)
• В работе (любой этап в работе может иметь такое состояние)
• Подпроцесс (если этап является подпроцессом)
• Выполнен (когда исполнитель выполнил все по заданию)
• Закрыт (когда прошло некоторое время после выполнения и не было изменений в задании, или задание было оценено. Соответствует этапу Завершено)

Настройка и запуск автоматического создания заданий и рассылки оповещений по заданиям.

Для настройки регламентных заданий необходимо открыть обработку (Администрирование > Регламентные и фоновые задания)  :

Она отвечает за выполнение регламентных заданий. В ней необходимо найти регламентное задание, которое отвечает за загрузку заданий из почтового ящика «Получение и отправка электронных писем». Настройте ее запуск в соответствии с тем, как бы часто Вы хотели выполнять фоновые задания по загрузке и отправлять рассылку оповещений.

В серверной информационной базе после установки повторов выполнения регламентных заданий. Фоновые задания выполняются автоматически. Т.е. автоматически отправляются оповещения подписанным пользователям и создаются задания на основании писем.
Если у Вас файловая база, то выполнение фоновых заданий в файловой базе, отличается от выполнения в серверной.

Создание заданий из электронных писем

В конфигурации есть механизм, который позволяет из писем, которые приходят в IT-отдел создавать задания. Тема письма копируется в тему задания, текст письма – в подробное описание задания. Автоматически проставляется Инициаторы заданий, и добавляются в наблюдатели. Найти функционал можно в разделе "Справочники" - "Правила событий".
Для этого необходимо проверить правило событий "Электронное письмо входящее (запись)", оно должно быть включено.

Действия правила событий.

Важно! Обратите внимание, что в «Дополнительные настройки сервера почты» есть флаг, который отвечает за хранение писем в почтовом ящике. Т.е. по умолчанию письма после получения удаляются.
Cледует учесть, что задания создаются непосредственно из писем на почтовом сервере, они не загружаются в конфигурацию.
Чтобы настроить автоматическое создание заданий из электронных писем см. тему «Настройка и запуск автоматического создания заданий и рассылки оповещений по заданиям».

На первой вкладке вносятся значения, которые могут подставляться автоматически при создании заданий из писем.
На вкладке "Инициаторы" устанавливается приоритет поиска клиентов и инициаторов клиентов при записи входящего письма.
На последней вкладке можно на языке 1С создать код, который позволит произвольно заполнять или не заполнять/не создавать задание из писем.

Важной особенностью программы является то, что создание заданий очень функционально и позволяет "видеть" не только новые задания и создавать их из писем, но и переписку по уже существующему заданию. Пример, пользователь-инициатор получает письмо о том, что его задание создано и обрабатывается, инициатор вспоминает, что он забыл что-то написать в задании IT-отделу и пишет это, что-то отвечая на письмо, которое пришло. Как вы понимаете, программа должна правильно определить, что это не новая задача и дописка к уже существующей. Тут радостная новость для всех :) Программа это умеет.
Для того, чтобы письмо было добавлено в переписку по уже существующему заданию, необходимо соблюдение ряда условий, что бы программа "поняла", что необходимо добавить сообщение в переписку, а не создавать новое задание:

• В теме письма-ответа был текст: RE: или HA: (в англ или русской раскладке);
• Присутствовал один из маркеров указанный в теме письма (например ID#);
• После текста маркера был найден номер (например ID#256 или ID#00000000256). Маркеры вы можете найти на закладке Маркеры в обработке Настроек параметров учета > Администрирование.
• Задание-основание было найдено по номеру либо сокращенному без нулей, либо по полному.
• Задание-основание не было завершено.

Фильтр, чтобы некоторые письма игнорировались при создании комментарием или заданий

Столкнулись с такой проблемой, что при закрытии обращения инициатору отправляется письмо с информацией, что его обращение закрыто. У клиента стоит на почтовом ящике автоматический ответ "Письмо получено". В данном случае происходит автоматическое открытие задачи снова и так до бесконечности. Как установить фильтр, чтобы такие письма игнорировались?

Уведомление пользователя об изменении задания по почте\смс

Для того, чтобы пользователь получал уведомление по электронной почте об изменении задания, в котором он участвует, необходимо:

1. Настроить параметры доступа к почтовому серверу, а так же параметрам писем с оповещением (Администрирование > Настройка параметров учета > Интернет ).

2. Настроить для каждого пользователя e-mail куда будут отправляться оповещения (Справочники > Физические лица )

3. Настроить выполнение регламентных заданий для рассылки оповещений в автоматическом режиме (см. ссылку), либо после каждого изменения задания нажимать на закладке «Выполнение» кнопку «Отправить оповещения». 

Для того, чтобы пользователь получал уведомление об изменении задания в котором он участвует по SMS, необходимо:

1) Настроить параметры доступа к SMS-шлюзу, а так же параметрам писем с оповещением (закладки Оповещение, По SMS) на вкладке Администрирование > Настройка параметров учета.

2) Нажмите Настройка провайдера SMS и укажите логин и пароль для авторизации на SMS-шлюзе.

3) Измените формулу оповещения по SMS. Учтите, что длинна текста одного SMS на русском языке достигает 67 символов. Имя SMS-отправителя нужно указать только после того, как оно будет согласовано с SMS-шлюзом (зайдите на сайт SMS-шлюза и укажите какое имя вы хотите использовать и как получили:

Пример для сайта sms.ru. Как только Вы согласуете отправителя его можно использовать в нашей конфигурации в соответствующем поле. Если отправлять СМС без поля отправитель, то СМС будут приходить от номера, на котором зарегистрирована учетная запись.

4) После настройки параметров SMS-шлюза перейдем к настройке оповещений для пользователя.

СМС-сообщения будут приходить пользователям на номер, который будет указан в настройках элементов справочника "Пользователи".

В частности поле "Телефон, для рассылки оповещений по заданиям SMS". Заполните его для каждого пользователя, который будет получать SMS.

5) Добавить пользователя в Наблюдатели задания. Для этого открыть задание, нажать «Наблюдатели» и добавить туда пользователя и способ оповещения "SMS".

6) Настроить выполнение регламентных заданий для рассылки оповещений в автоматическом режиме (см. ссылку ), либо после каждого изменения задания нажимать на закладке «Выполнение» кнопку «Отправить оповещения».

Маркеры выполнения, установки срока и окончания электронных писем, которые используются при создании заданий

Маркеры выполнения задания

• Закрыть задание.
• Закрыть задачу.
• Задачу выполнил.
• Задачу выполнила.
• Задачу решил.
• Задачу решила.
• Задача решена.
• Задание закрыто.

• Close task.

Маркеры установки срока

• Срок [%г]
• Срок [%г.]
• Срок [%года]
• Срок [% г]
• Срок [% г.]
• Срок [% года]
• Срок [%]
• Срок (%г)
  
• Срок (%г.)
• Срок (%года)
• Срок (% г)
• Срок (% г.)
• Срок (% года)
• Срок (%)
• Срок {%г}
  
• Срок {%г.}
• Срок {%года}
• Срок {% г}
• Срок {% г.}
• Срок {% года}
• Срок {%}
• Срок - %г.
  
• Срок - %года.
• Срок - % г.
• Срок - % года.
• Срок до %г
  
• Срок до % г
• Срок до % года

Маркеры окончания электронного письма

• С уважением

• Best regards
• Best wishes
• Yours truly
• Truly yours
• Yours very truly
• Very truly yours
• Faithfully yours
• Kind regards

Автоматическое выполнение и завершение заданий

Автоматическое выполнение задания.

Задания могут быть настроены таким образом, чтобы они при отсутствии активности по ним и находясь на каком-то из определенных этапов, в течении какого то времени, выполнялись автоматически. Для настройки данного функционала необходимо открыть Процесс и перейти на вкладку "Автоматическое выполнение":

Можно указать флагом "Автоматический перевод на этап" будет ли задание с выбранным процессом переведено на указанный этап автоматически, так же указывается период автовыполнения. Период задается в часах. Время автоматическое выполнения начинает отсчитываться от даты последней корректировки задания (для новых заданий автовыполнение не работает).

В табличной части указываются этапы на которых будет совершено автовыполнение. Т.е. если текущий этап "Выполнение" и дата корректировки заданий на этом этапе будет больше 168 часов, то задание будет автоматически переведено на этап "Выполнено".

При этом будут разосланы все уведомления, как будто бы выполнение было совершено вручную.

Автоматическое завершение задания.

1. Задание выполнено исполнителем (переведено на этап со статусом Выполнено)
2. Дата последней правки задания больше интервала автоматического завершения выполненных заданий.
3. Автоматически при выполнении регламентного задания "Автоматическое завершение заданий" (проверьте его расписание).
4. Вручную, если пользователь поставил оценку в задании в информационной базе, либо перешел по ссылке и поставил оценку по заданию из электронного письма при выполнении исполнителем.

1. Из электронного письма, которое он получил при выполнении инициатором ответив на него;
2. Из электронного письма, которое он получил при выполнении инициатором перейдя по ссылке оценивания и оставив комментарий;
   
3. Вручную в информационной базе добавив комментарий к переписке;

Заполнение заданий по шаблонам

Важно! Если реквизит в шаблоне не будет заполнен, то он не очистится в документе при заполнении. Это позволит частично заполнить задание вручную, а потом выбрать шаблон и заполнить задание полностью. Либо использовать несколько шаблонов для заполнения одного задания.

Создание регламентных/повторяющихся/периодических заданий по расписанию

В работе бывает необходимо создавать периодические инциденты. Примеров на эту тему можно привести много.

• Проверка создания бэкапов
• Ежемесячное создание планов закупки, бюджетов
• Регламентная "чистка" системных блоков от пыли
• ...

И их можно приводить и приводить. Т.к. мы часто делаем однотипные дела с заданным интервалом.

В нашем решении есть возможность учитывать такие задачи. Т.е. завести шаблон регламентной задачи, заполнить основными реквизитами, указать расписание создания и на выходе получим задачи, которые создаются автоматически!

Итак открываем справочник "Шаблоны заданий" и создаем новый элемент с указанием типа шаблона "Регламентное задание": Здесь можно заполнить основные реквизиты заданий, которые будут созданы, а так же расписание создания, списка наблюдателей, чек-листа и т.д. Они будут установлены при создании нового задания из шаблона.

При этом автоматически созданные задания будут так же как и обычно созданные, рассылать уведомления исполнителю, наблюдателю и инициатору.

Тут же можно увидеть когда последний раз запускалось автоматическое создание заданий для данного шаблона.

Галочка "Активность" позволяет включить, или выключить создание по этому шаблону. Если галочка снята, то создание заданий по данному шаблону производиться не будет.

Реквизит "Видимость шаблона" имеет три положения:

• Общий - будет виден всем пользователям;
• Личный - доступен только пользователю, который создал шаблон;
• Группы пользователей - доступен для выбранной группы пользователей.

Проверка на необходимость создания заданий по шаблону и соответствия расписанию выполняется по умолчанию каждую минуту и если проверка показывает, что настало время создания согласно расписанию, то происходит создание по шаблону. Так же эту проверку можно запустить самостоятельно вручную из списка заданий.

Создание заданий на основании этих шаблонов происходит с помощью соответствующего регламентного задания "Автоматическое создание регламентных заданий по шаблонам".

Внимание! Если по какой-то причине регламентное задание не работает и не создает задания на основании шаблонов, то необходимо проверить расписание регламентного задания по ссылке выше. Иногда на файловых базах бывает проблема, когда регламентное не выполняется, помогает простое открытие регламентного задания изменение пары реквизитов и его запись.

Автоматическое назначение исполнителя

Основные реквизиты пользователя для автоназначения

• Участие в автоназначении исполнителей - включите флажок, для того чтобы определить участвует ли этот пользователь в автоназначении заданий или нет.
• График - заполните для того, чтобы иметь возможность автоназначения с учетом графиков рабочего времени.
• Линия поддержки - заполните для автоназначения из фиксированной группы.
• Местоположение - заполните для автоназначения с учетом того, откуда задание/проблема.

Правила автоназначения исполнителей

• Исполнитель с наименьшей нагрузкой - будет назначен исполнитель у которого наименьшая нагрузка.
• Исполнитель с наименьшей нагрузкой из фиксированной группы - будет назначен исполнитель у которого наименьшая нагрузка в указанной группе.
• Группа пользователей - справочник Группы пользователей.
• Линия поддержки - справочник Линии поддержки.
Пользователь - справочник Пользователи.
• Исполнитель с наименьшей нагрузкой из фиксированной линии поддержки - будет назначен исполнитель с наименьшей загрузкой из указанной линии поддержки.
• Ответственный за сервис - в качестве исполнителя, будет назначен пользователь или группа пользователей, которая указана ответственной за установленный в задании сервис (при его заполнении).
• Фиксированная группа исполнителей - в качестве исполнителя, будет назначена указанная группа пользователей.
• Группа пользователей - справочник Группы пользователей.
• Линия поддержки - справочник Линии поддержки.
Пользователь - справочник Пользователи.
• Фиксированный исполнитель - в качестве исполнителя, будет назначен указанный пользователь.

Выполнение одной задачи несколькими исполнителями

Распределение прав доступа

Для реализации ограничения прав доступа предназначены специальные объекты конфигурации - Роли. Роль определяет, какие действия, над какими объектами метаданных может выполнять пользователь, выступающий в этой роли. В процессе ведения списка пользователей каждому пользователю ставится в соответствие одна или несколько ролей. Для ограничения доступа к данным на уровне записей и полей, существуют действия над объектами, хранящимися в базе данных (справочниками, документами и т.д.), отвечающие за чтение или изменение информации.

В подсистеме Service Desk, есть различные варианты работы с заданием. Для того, чтобы пользователь мог работать в упрощенной форме документа и видел только свои задачи необходимо установить следующий набор ролей:

• Базовые права БСП;
• Базовые права УФ;
• Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена;
• Запуск веб-клиента;
• Запуск толстого клиента;
• Запуск тонкого клиента;
• Добавление заданий;
• Чтение заданий.

При таком наборе прав пользователю будет доступен минимальный функционал, который позволит только создавать новое задание.

Так видит документ задание инициатор.

Для того, чтобы пользователь мог выполнять задания, нужно что бы был следующий набор ролей:

• Базовые права БСП;
• Базовые права УФ;
• Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена;
• Выполнение заданий;
• Добавление заданий;
• Запуск веб-клиента;
• Запуск толстого клиента;
• Запуск тонкого клиента;
• Чтение дополнительных отчетов и обработок;
• Чтение заданий.

Так видит документ задание исполнитель.

Для того, чтобы пользователь мог распределять задания, необходимо назначить следующие роли:

• Базовые права БСП;
• Базовые права УФ;
• Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена;
• Выполнение заданий;
• Добавление заданий;
• Запуск веб-клиента;
• Запуск толстого клиента;
• Запуск тонкого клиента;
• Просмотр не распределенных заданий;
• Распределение заданий;
• Чтение дополнительных отчетов и обработок;
• Чтение заданий.

В этом случае пользователь сможет распределять задания между исполнителями.

Следует учесть, что после того как исполнитель будет назначен и текущий пользователь не будет этим исполнителем, задание пропадет из формы списка. Связано это с тем, что у пользователя недостаточно прав на просмотр чужих заданий.
Очень часто, необходимо распределять задания между подчиненными и при этом видеть его задание в списке. Для этого есть два способа:

1. Пользователю можно добавить подчиненного или группу подчиненных;

В этом случае пользователю будут видны задания подчиненных.

2. Добавить пользователю роль "Просмотр чужих заданий". Список ролей:

• Базовые права БСП;
• Базовые права УФ;
• Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена;
• Выполнение заданий;
• Добавление заданий;
• Запуск веб-клиента;
• Запуск толстого клиента;
• Запуск тонкого клиента;
• Просмотр не распределенных заданий;
• Просмотр чужих заданий;
• Распределение заданий;
• Чтение дополнительных отчетов и обработок;
• Чтение заданий.

В этом случае, в форме списка будут отображаться и чужие задания.

Для наблюдателей можно установить следующие роли:

• Базовые права БСП;
• Базовые права УФ;
• Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена;
• Запуск веб-клиента;
• Запуск толстого клиента;
• Запуск тонкого клиента;
• Чтение заданий.

Форма документа задание наблюдателя.

Каждому пользователю может быть назначены роли, которые в совокупности образуют его персональные настройки прав доступа. Они могут быть как для чтения, так и для редактирования.

SLA

Соглашение об уровне предоставления услуги (англ. Service Level Agreement (SLA)) — термин методологии ITIL, обозначающий формальный договор между заказчиком (в рекомендациях ITIL заказчик и потребитель — разные понятия) услуги и её поставщиком, содержащий описание услуги, права и обязанности сторон и, самое главное, согласованный уровень качества предоставления данной услуги.

Это соглашение помогает регламентировать весь спектр услуг, оказываемых IT-отделом как внутри одной компании, так и внешним клиентам.

В конфигурации есть поддержка SLA.

Соглашение SLA

Соглашение об уровне предоставления услуги (англ. Service Level Agreement (SLA)) — термин методологии ITIL, обозначающий формальный договор между заказчиком (в рекомендациях ITIL заказчик и потребитель — разные понятия) услуги и её поставщиком, содержащий описание услуги, права и обязанности сторон и, самое главное, согласованный уровень качества предоставления данной услуги.

SLA используется внутри организации для регулирования взаимоотношений между подразделениями, а также является основным инструментом непрерывной оценки и управления качеством предоставления услуг аутсорсинга специализированной организацией — аутсорсером.

Как правило, термин SLA используется применительно к ИТ и телекоммуникационным услугам. В таком соглашении может содержаться детальное описание предоставляемого сервиса, в том числе перечень параметров качества, методов и средств их контроля, времени отклика поставщика на запрос от потребителя, а также штрафные санкции за нарушение этого соглашения. Для того, чтобы соблюсти SLA, поставщик услуг в свою очередь заключает операционное соглашение об уровне услуг (OLA, operational-level agreement) с другими внутренними подразделениями, от которых зависит качество предоставления услуг.

В идеале, SLA определяется как особый сервис. Это позволяет сконфигурировать аппаратное и программное обеспечение для максимизации способности удовлетворять SLA.

В конфигурации данный документ используется для:

1) Ведения списка соглашений с клиентами

2) На основании данных этого документа в документах "Задание", где выбран документ SLA автоматически подсчитывать время реакции и время закрытия задачи оговоренное в SLA

В этом окне производится управление всеми соглашениями об уровне предоставления услуг. К одному ИТ-отделу может относиться несколько таких соглашений. Отсюда же можно создать новое соглашение.

Также мы можем посмотреть подробную информацию по соглашению, щелкнув по нему два раза в списке.

Здесь мы можем выбрать организацию, к которой относится ИТ-отдел, организацию клиента (причем она может быть как внешняя (контрагент), так и внутренняя (организация)), договор в рамках которого будет действовать данное соглашение и период действия соглашения. Также в этом документе есть возможность указать сервис, уровень сервиса, график и исполнителя по умолчанию. При желании Вы можете присоединить файл к соглашению.

Сервисы

Эти сервисы (услуги) вытекают из SLA.

Услуги сервиса

Услуги сервиса - это услуги, предоставляемые в рамках определенного сервиса. Другими словами организация, которая предоставляет сервис по обслуживанию компьютерной техники, предлагает клиенту ряд услуг. Как правило, эти услуги нематериальны, например:

• Аппаратный или программный ремонт компьютера;
• Консультирование;
• Удаленное сопровождение;
• Изменение ПО.

На вкладке "Тарифы" заполнены тарифы по услуге. 

Тарифы создаются документом "Установка цен услуг".

Установка цен услуг SLA

Уровни реакции и выполнения

Тарифы

Грубо говоря это категории наших цен, которые используется в соглашениях SLA.

Вычисляемые сроки

Основные реквизиты:

• Добавить\Вычесть - выполняет добавление\удаление от указанного значения.
• Месяцев - добавление\удаление указанного количества месяцев.
• Недель - добавление\удаление указанного количества недель.
• Дней - добавление\удаление указанного количества дней.
• Часов - добавление\удаление указанного количества часов.
• Минут - добавление\удаление указанного количества минут.
• Вариант - реквизит, который переводит вычисленную дату к одному из трех значений:
• Не изменять - не изменяет вычисленную дату.
• Конец периода - приводит вычисленную дату к концу дня. Пример: 01.09.2019 23:59:59.
• Начало периода - приводит вычисленную дату к началу дня. Пример: 01.09.2019 0:00:00.
• Периодичность - может принимать одно из следующих значений периода расчета: месяц, неделя, день, час, минута.

Управление временем сотрудников и работами по заданиям

Наряды на работы

Наряд на работы - документ, который фиксирует фактическое время работы сотрудников.

Наряды на работы обычно создаются на основании поступившего задания, но может и использоваться сам по себе. Выглядит совместное использование следующим образом: с начала поступает задание, а затем на его основании создается "Наряд на работы".

 Но эта схема не является обязательной. Благодаря гибкости системы Вы можете создать "Наряд на работы" как самостоятельный документ, не привязанный к заданиям. 

Список нарядов на работы

В этом списке документов Вы можете увидеть все наряды на работы и некоторую информацию по ним.

Окно наряда на работы

В окне наряда на работы Вы можете увидеть и изменить подробную информацию по конкретному факту работы пользователей отдела. Наряд на работы может быть создан на основании "Задания" с автоматическим заполнением данных.  

На основании документа "Наряд на работы" можно создать документы "Лист учета рабочего времени" и "Учет денежных средств".

Листы учета рабочего времени

Листы учета рабочего времени создаются на основании документа "Наряд на работы" и служит для цели обобщения работ по конкретному клиенту за период.

Документ не дает никаких движение и позволяет на основании создать оплату нарядов "Учет денежных средств", а в форме списка документа будет видно оплачен ли данный лист учета или нет. Так же содержит печатную форму ЛУРВ:

Использование Канбан (Kanban) и Скрам (Scrum) в конфигурации

Как использовать Канбан?

1. Появится справочник в НСИ: Справочники > Service Desk > Группы канбан-доски.
   
2. В подсистеме Техподдержка появится пункт Канбан со спринтами.
3. В форме документа "Задание" появится реквизит "Спринт".
4. В форме списка документа "Задание" появится вкладка представления заданий в виде Канбан-доски.

Создание спринта, добавление заданий в спринт, отчеты по спринтам

1. Из формы списка задания, щелкнув правой кнопкой по задаче, которую хотим включить в спринт и выбрав пункт "Добавить в спринт".
   
   
2. В форме канбан-доски. В ней щелкаем на белый кружочек, с подсказкой "Добавить в спринт".
   
   

Работа с канбан-доской

1. Сначала не выполненные;
2. Затем сортировка по критичности (Критический/Высокий/Средний/Низкий/Очень низкий);
   
3. Затем по крайней дате завершения (если она есть). Если дата наступила (задание просрочено), то чем больше просрочено, тем выше будет карточка задачи, если дата не наступила, то чем ближе крайняя дата к текущей, тем выше будет задание.
4. В последнюю очередь сортировка идет по дате задания.

Таким образом, задачи выводятся в каждом столбце по принципу: чем задача важнее, тем она будет выше.

• Отметка задания (если есть)/ Спец значок, который может быть выведен в задании. На рисунке в группе "Новые" четвертый сверху.
  
• Номер задачи (кликабелен) и позволяет открыть документ "Задание".
• Наименование процесса.
• Текущий инициатор или признак отсутствия инициатора (кликабелен). При нажатии можно выбрать инициатора.
• Изображение текущего этапа (картинка) (кликабелен). При нажатии можно перевести на следующий этап и соответственно задание может "переехать" в другую группу на канбан-доске.
• Далее, тема задания. Выводится в полном виде.
• Внизу значки включен/не включен в текущий спринт (кликабельно). Если активных спринтов несколько будет предложено выбрать, если же активный всего один, то задание будет включено без вопросов.
• Если у задания есть описание, то появляется иконка с текстом. При наведении отображается описание в текстовом виде.
• Признак вложенных файлов. Есть ли в задании вложения.
• Если в задании прогресс задания изменен и отличен от нуля, то здесь будет отражен процент решения задания.
• Если в задании была переписка, то будет отражен значок чата и указано количество сообщений в чате.
• Если задана "Крайняя дата завершения задачи", то она отобразиться в правом нижнем углу.
  
• Слева, у карточки задания отображена полоска шириной в 2 пикселя. Ее цветом можно управлять. Для этого необходимо открыть этап процесса и в нем указать цвет рамки канбан-доски.

СRM

Потенциальные клиенты

• Организация;
• Клиент (заполняется, если потенциальный клиент стал клиентом);
• Местоположение;
• Ответственный (выбирается сотрудник, отвечающий за работу с нашей стороны).

• Запланировать взаимодействие;
• Запланировать встречу;
• Написать СМС;
• Написать электронное письмо;
• Позвонить.

Сервис

Телефонный справочник

• Должность;
• Подразделение;
• Организация.

Диаграмма Ганта (по заданию/проекту)

Управление проблемами

Удаленное управление

Внимание! Для того, чтобы подсистема работала на клиентском компьютере должны быть установлены программы для удаленного подключения (Team Viewer, RAdmin и т.д.).

Важно! Функционал доступен в редакции КОРП.

Проектная деятельность и работа с проектами

Причины отклонения от графика

Анкетирование

Программа позволяет готовить опросы, проводить их среди респондентов, а также анализировать результаты опросов.

В общем случае, работа с анкетированием предполагает следующие этапы:

■ настройка программы – выполняет администратор программы;

■ подготовка вопросов и шаблонов анкет – выполняет сотрудник, ответственный за составление анкет;

■ назначение опроса респондентам – осуществляет сотрудник, ответственный за проведение опросов;

■ заполнение анкет – во время проведения опроса респонденты могут заполнить свои анкеты;

■ контроль хода проведения опроса – осуществляет сотрудник, ответственный за проведение опросов;

■ анализ результатов опроса – проводят сотрудники, заинтересованные в результатах опроса.

Ответственные за этапы подготовки, назначения, контроля и анализа опросов – не обязательно выделенные сотрудники. Выполнение этих этапов может быть поручено и одному сотруднику, который будет заниматься анкетированием в числе прочих своих обязанностей.

Для того чтобы использовать в программе возможности анкетирования, администратору программы необходимо включить флажок Анкетирование в разделе Администрирование – Органайзер – Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений.

После включения флажка в разделе Техническая поддержка становятся доступными следующие команды:

Подготовка анкет осуществляется в два этапа:

■ Вначале необходимо подготовить вопросы, из которых будет состоять предполагаемая анкета.

■ Затем, используя подготовленные вопросы, нужно составить шаблон анкеты.

Подготовка вопросов

Подготовка вопросов осуществляется в списке Вопросы для анкетирования, который открывается соответствующей командой подменю Анкетирование. В списке содержится общий список вопросов, которые могут быть включены в любую анкету. Эти вопросы называются элементарными, т.к. могут использоваться в качестве элементов более сложных конструкций, например, в табличных вопросах.

Добавим новый вопрос:

В поле Наименование напишите краткое представление вопроса, которое выводится при подборе вопросов в шаблоны анкет и используется для поиска вопросов. По умолчанию, текст из поля Наименование автоматически подставляется в поле Формулировка.

Вопрос можно включить в одну из групп списка. Для этого выберите группу в поле Родитель.

Поле Формулировка может содержать развернутый текст вопроса, который будет отображаться респонденту. При этом в шаблоне анкет формулировку можно поменять.

Содержание и формы ответов респондента зависят от значения поля Тип ответа.

Тип ответа может быть одним из следующих:

■ Строка – в этом случае от респондента требуется ввести ответ в виде текстовой информации; при этом ограничение по количеству символов строки задается в поле Длина строки;

■ Текст – ответ вводится респондентом в текстовом поле неограниченной длины. Длинный ответ можно ввести в отдельном окне;

■ Число – при ответе на вопрос этого типа респондент вводит число, параметры которого должны быть заданы в полях Длина и Точность. При попытке ввода респондентом числа, которое больше или меньше ограничения, указанного в полях Минимальное значение и Максимальное значение, будет выдано предупреждение о вводе некорректных данных. Включение флажка Агрегировать сумму в отчетах позволяет в отчете Анализ опроса выводить общую сумму по всем анкетам, в которых заполнен ответ на этот вопрос.

■ Дата – при ответе на вопрос этого типа респондент вводит дату;

■ Булево – респонденту доступен выбор одного из двух значений: Да или Нет;

■ Выбор одного варианта ответа из предложенных – с помощью этого типа ответа можно предложить респонденту выбрать один из вариантов ответа с помощью переключателя. Возможные варианты ответов составитель может задать в списке;

■ Выбор нескольких вариантов ответа из предложенных – респондент может отметить произвольное количество вариантов ответа с помощью флажков. Возможные варианты ответов составитель может задать в списке. Если у варианта ответа включить флажок Требует открытого ответа, то респонденту будет предложено пояснить свой выбор в текстовом поле рядом с вариантом ответа.

Включение флажка Попросить респондента прокомментировать ответ, пояснив характер комментария на этапе подготовки вопроса позволит респонденту при заполнении анкеты в текстовом поле под вариантами ответов разъяснить свой ответ. После включения флажка в поле ниже нужно указать текст, который будет выводиться перед текстовым полем разъяснения респондента.

Флажок Попросить респондента прокомментировать ответ, пояснив характер комментария недоступен при выборе типа ответа Текст и Выбор нескольких вариантов ответа из предложенных. В ответе типа Текст и так можно дать развернутый ответ. Для ответа типа Выбор нескольких вариантов ответа из предложенных при необходимости предусмотрен вывод поля с комментарием для каждого варианта ответа (см. описание типа ответа выше).

Создание шаблона анкеты

Подготовка шаблонов анкеты осуществляется в списке Шаблоны анкет подменю Анкетирование.

Создадим новый шаблон анкеты:

Укажите Наименование шаблона.

На вкладке Заголовки введите Заголовок анкеты.

Поле Наименование отображается в списке шаблонов, а Заголовок будет отображаться в анкете при ее заполнении респондентом и в списке доступных анкет.

Анкета может состоять из нескольких разделов, два из которых, Вступление и Заключение, являются обязательными и присутствуют в любой анкете.

На вкладке Заголовки можно ввести тексты разделов Вступление и Заключение. Например, в разделе Вступление можно поприветствовать респондента, а в разделе Заключение – поблагодарить его за заполненную анкету. Текст разделов Вступление и Заключение будут показаны респонденту в начале и при завершении анкеты соответственно.

Для перехода к работе над вопросами анкеты нажмите кнопку Записать. Вопросы можно добавить только после сохранения шаблона.

На вкладке Вопросы можно приступить к формированию списка вопросов анкеты.

В любой анкете содержится как минимум один раздел с вопросами. Если анкета состоит из большого количества вопросов, то для удобства работы респондента с анкетой рекомендуется сгруппировать вопросы по нескольким разделам. Для комфортной работы респондента с анкетой рекомендуется включать в раздел не более 10-15 вопросов.

Структура анкеты представляет собой дерево.

Для добавления нового элемента в шаблон выделите нужное место в дереве (если вводится первый раздел, то необходимо выделить корень анкеты), нажмите кнопку Добавить.

Для примера создадим один раздел шаблона анкеты:

В этом разделе добавим созданный нами ранее вопрос:

После добавления вопроса структура дерева шаблона анкеты должна выглядеть так:

Назначение опроса респондентам

Для того чтобы респондент приступил к заполнению анкеты по составленному шаблону, необходимо выполнить ряд подготовительных действий. Сначала необходимо организовать проведение опроса, в рамках которого определить сроки его проведения, состав респондентов и шаблон анкеты, на основании которого будут сформированы анкеты респондентов.

Назначением опросов занимается сотрудник, ответственный за проведение опросов, в списке Проведение опросов подменю Анкетирование.

Создадим новый опрос:

В поле Наименование указывается заголовок опроса, под которым данная анкета появится в списке доступных анкет у респондентов.

Период проведения опроса задается в полях Действует с…по. Поля не обязательны к заполнению. Если период проведения опроса не задан, то такая анкета будет находиться в списке доступных анкет у респондента до тех пор, пока он не ответит на нее.

В поле Шаблон анкеты указывается ранее подготовленный шаблон анкеты для этого опроса (выбирается из списка Шаблоны анкет).

Респонденты – это обычные и внешние пользователи программы. Внешние пользователи программы связаны с такими объектами программы как "Контактные лица" и "Контрагенты".

В поле Тип респондентов необходимо указать, для какого типа пользователей программы предназначен опрос.

Затем в список Респонденты необходимо Добавить элементы списков программы, которые могут быть респондентами. Если опрос предназначен для всех респондентов указанного типа, то необходимо включить флажок Свободный опрос. Список Респонденты в таком случае будет недоступен для редактирования.

Если включить флажок Показывать в архиве анкет, то такая анкета будет доступна респонденту в списке архивных анкет. Все свои ранее заполненные анкеты с включенным флажком респондент может посмотреть с помощью ссылки Архив анкет.

Включив флажок Предварительное сохранение, можно разрешить респонденту заполнять анкету в несколько подходов. Если флажок включен, то респондент сможет сохранить частично заполненную анкету с помощью кнопки Записать. Респондент может вернуться к заполнению анкеты в любое время. При этом анкета не будет считаться окончательно заполненной до тех пор, пока респондент не нажмет кнопку Завершить и закрыть. Если флажок Предварительное сохранение не включен, то респонденту нужно будет заполнить анкету за один подход. В анкете для записи будет доступна только кнопка Завершить и закрыть.

Заполнение анкет

Для того, что бы у респондентов была возможность работать с анкетами, им необходимо добавить роль Добавление и изменение ответов на вопросы анкет;а также добавить на начальную страницу форму Доступные анкеты.

Для того, чтобы добавить на начальную страницу форму Доступные анкеты, необходимо перейти Главное - Рабочие столы - выбрать рабочий стол для редактирования. 

В нужной группе создать кнопку "Доступные анкеты".

На закладке "Обработчик" нужно выбрать реквизиты "Открыть форму" и "Доступные анкеты". 

После входа в программу респондента для него открывается список Доступные анкеты.

Если опрос был запланирован с ограничением по времени проведения, то в списке доступных анкет после названия анкеты будет указан срок, до которого необходимо ее заполнить.

Ранее заполненные анкеты респондент может посмотреть по ссылке Архив анкет (зависит от настроек при назначении опроса).

По двойному щелчку мыши в списке Доступные анкеты можно перейти к заполнению анкеты.

На первой странице анкеты отображается текст из вступительного раздела.

Для перемещения между разделами анкеты можно использовать кнопки Назад и Далее. Также для перемещения по разделам можно использовать навигационный список разделов, видимость которого настраивается с помощью кнопок Скрыть разделы / Показать разделы.

Если для анкеты предусмотрена возможность предварительного сохранения, то становится доступной кнопка Записать, по которой можно сохранить частично заполненную анкету, чтобы вернуться к ее заполнению позднее. Если анкета уже заполнялась ранее, но не была завершена, то в списке доступных анкет указывается дата ее последнего редактирования.

Если составителем анкеты были предусмотрены обязательные вопросы, то при попытке завершить редактирование анкеты будет выполнена автоматическая проверка, и респонденту будет предложено ответить на оставшиеся незаполненные обязательные вопросы.

После того как даны ответы на все вопросы, нужно нажать кнопку Завершить и закрыть.

Программа выводит сообщение, что дальнейшее заполнение анкеты будет невозможно. Для подтверждения действия нажмите кнопку Да, для того чтобы сохранить возможность вернуться к заполнению анкеты еще раз, нажмите кнопку Нет.

После подтверждения анкета пропадает из списка Доступные анкеты, но ее можно посмотреть по ссылке Архив анкет. В списке Архив анкет отображаются анкеты, у которых составитель включил флажок Показывать в архиве анкет. Анкету можно открыть двойным щелчком мыши, также можно выделить нужную анкету из списка и нажать кнопку Выбрать.

Анализ результатов опроса

В программе предусмотрена возможность провести анализ результатов опроса при помощи отчетов Анализ опроса, Аналитический отчет по анкетированию. Полный список отчетов, доступ к которым может настроить Администратор системы:

Телефония

Настройка телефонии

• телефонная станция (например, IP АТС АгатUX или другие рекомендуемые АТС)
• телефонная сеть
• компьютерная сеть.

Пример аппаратной системы изображен на схеме. Рабочие места телефонных операторов следует комплектовать телефонами и компьютерами, связанными в единую локальную сеть.

Таким образом телефония может работать как с аналоговыми линиями, так и с IP-телефонией и облачными решениями.

Софтфон является решением с клиент-серверной архитектурой. Сервером выступает серверная часть решения – сервер СофтФона. Клиентской частью выступает рабочее место оператора (ПК), на котором установлена клиентская часть решения «1С-Рарус:СофтФон Панель управления». Важной особенностью корректной работы решения является передача по телефонной линии от поставщика услуг (провайдера) звонков с определением номера (CallerID). Т. е. до телефонной станции от провайдера должно быть цифровое соединение, в дальнейшем рабочие места операторов могут быть и на аналоговых линиях. Это важная особенность, позволяющая определять клиентов по поступающему номеру телефона (CallerID).

Для начала работы необходимо:

1. Скачать и изучить инструкции, а так же сервер и клиента Софтфона
   Скачать документацию по настройке - комплект документации для начала установки
   Скачать Сервер Софтфона - программа, которая ставится на свой сервер и которая отвечает за связь телефонии с внешним миром.
   Скачать Клиент Софтфона - программа, которая ставится на рабочее место пользователям и является "звонилкой".
   
   Внимание! Телефония будет работать бесплатно только для одного рабочего места (!) и только в версии КОРП.
   
2. После установки и настройки должна появится возможность осуществлять и принимать звонки из клиента Софтфона. На этом этапе необходимо добиться именно этого и только потом переходить к настройкам в 1С. Для демонстрации возможностей приведем свои собственные настройки телефонии Демо-версии. Обратите внимание, что это рабочие параметры подключения облачной телефонии Телфин и живые настройки демо-версии телефонии. Для вашего случая и АТС настройки могут быть другими.
   Сервер телефонии:
   Клиент телефонии: Все остальные настройки не принципиальны и не важны, оставьте их заполненными значениями по умолчанию.
   Еще раз надо подчеркнуть, что после этих настроек, вы уже сможете осуществлять звонки не из 1С. Т.е. до перехода на следующий этап у Вас уже должно все работать с звонилкой.
3. Переходим в 1С. Открываем под администратором и заходим в подсистему "Администрирование > Настройки телефонии": Активируем галочку.
   Далее откроем настройки нужного пользователя у кого будет настроена телефония (Администрирование > Настройка пользователей и прав > Пользователи) и открываем нужного, а уже в нем щелкаем "Настройки пользователя".
   
4. Переходим к следующей главе: как работать с этим в 1С?

Работа с телефонией в конфигурации

Отчеты

Список заданий

Загруженность сотрудников

• Новый - красный;
• Выполнение - черный;
• Выполнено - зеленый и т.д.

Оценки по заданиям за период

Показатели ITIL

Просроченные задания

Рейтинговый отчет

Светофор

Справка об исполнительской дисциплине

Трудозатраты

Список проблем

Прайс-лист

Анализ опроса

Аналитический отчет по анкетированию

Анализ работ/детальный анализ работ

Причины отклонений

• Авария;
• Заболевание;
• Коммандировка;
• Отгул;
• Отпуск;
• Отпуск без сохранения заработной платы;
• Отсутствует по невыясненной причине;
• Прогул;
• Регламентные работы.

Заказы поставщикам

Список заказов

Основной целью ведения блока по заказам поставщикам является, прежде всего, ничего не забыть. Люди, который этим занимаются вынуждены в голове держать 1000 дел и при этом все помнить.

Конкретно:

1. Что заказано?
2. Что оплачено?
3. Что доставлено?

Наша конфигурация позволяет все это контролировать. Каждый заказ находится в определенном состоянии:

• В работе
• Выполнен
• Заявка
• Не согласован
• Отменен
• Согласован

Он отвечает за цветовое оформление заказа поставщику.

Зачеркнутые строки в списке означают, что установлена галочка "Закрыт". Зеленые - выполнено, серые - отменено, синие - в работе. Цвета можно настроить в справочнике "Состояние заказов поставщикам".

В списке можно увидеть бело-зеленые круги. В первом столбце с кругами идут оплаты, во втором доставка в нашу организацию. Полностью зеленый кружок означает что шаг выполнен, полностью белый - не выполнен. Частично закрашен - частично выполнен. Эти круги заполняются автоматически, когда на основании документов по заказам вводятся оплаты и поступления.

Важно! Нужно именно вводить на основании документа "Заказ поставщику" другие документы, иначе программа не поймет, что необходимо отметить, что выполнена оплата или оборудование пришло на склад.

Причем документы, которые вводятся на основании заполняются автоматически.

Если круг окрашен в списке заказов в зеленый полностью - это означает, что данный этап полностью выполнен (оплата или доставка заказа). Если частично, то соответственно менее, или более 50%. Если вообще белый то данный пункт не выполнен.

Например, последний заказ на рисунке указывает на то, что данный заказ еще в работе, он оплачен, но при этом поставщик отдал нам его не полностью и мы привезли его на склад (создан документ "Поступление").

В списке заказов есть быстрые отборы, которые находятся вверху списка (по контрагенту, по организации и т.п.) и отборы по периоду.

Заказ поставщику

Описание:

• Состояние заказа и флаг закрыт. Более подробно о них можете прочитать в главе список заказов
• Организация - наша организация куда приобретаем
• Контрагент - поставщик у которого заказываем
• Договор - договор между нашей организацией и контрагентом по которому заказываем
• Вид операции (Тендер/Заказ на закупку) - что это предварительный сбор данных (тендер) или уже заказ поставщику по которому работаем (заказ поставщику). Если установлен в "Тендер", то документ не дает движений.
• Дата поступления - предварительная дата поступления на склад (не обязательно).
• Место хранения - куда заказано.
• Статья затрат - если ведется учет бюджетов, то проставляется на какую статью расходов приобретено.
• В табличную часть "Номенклатура" добавляется список заказываемой у поставщика номенклатуры.

На закладке дополнтительно:

• №  и дата вх. документа - необходим для бухгалтерия в случае сверки
• Бюджет, подразделение, период бюджетов - реквизиты, которые проставляются автоматически по дате документа. Необходимы для соотнесения расходов на закупку с подсистемой бюджетирование.
• Ответственный - ответственный за закупку. В случае если закупкой занимается несколько человек

Проверка закупки: заказано/оплачено/доставлено

Для проверки цепочки Заказано > Оплачено > Доставлено используйте отчет "Ведомость по заказам поставщикам"

В нем видно, что было заказано, что поступило на склад.

Для просмотр что оплачено, а что нет, воспользуйтесь отчетом "Взаиморасчеты с контрагентами":

Положительный остаток - мы должны, отрицательный - нам.

Учет первичных документов

Первичный документ — это документ, который включает в себя исходную информацию полученную, на этапе завершенной человеческой деятельности.

Данный документ сдается в бухгалтерию или там же составляется, в момент совершения хозяйственной операции, или непосредственно после окончания и является первичным свидетельством о произведенных фактах работ. Бухгалтерия требует первичные документы у сотрудников IT-отдела, которые в свою очередь не всегда могут контролировать их наличие. В связи с этим для облегчения контроля данного процесса и была создана подсистема "Первичные документы". Подсистема позволяет вести учет первичных документов (актов, накладных и т.д.), контролировать наличие оригиналов документов, оплату документов, передачу документов в архив, планировать создание документов в будущих периодах.

Перед началом работы необходимо проверить, что в «Настройках параметров учета» в разделе «Функциональность», установлена галочка «Использовать первичные документы».

Для автоматического создания периодических первичных документов нужно убедиться, что включено регламентное задание «Создание периодических первичных документов».

А также важно проверить, что установлено расписание регламентного задания, например, «Каждый день; c 6:00:00 один раз в день».

В форме первичного документа на вкладке «Основное», есть следующие реквизиты:

Статус: состояние, в котором находится «Первичный документ». Может принимать следующие значения:

- Запланирован (означает, что планируется работа поданному объекту);

- В работе (ведется активная работа и ожидаем оплаты или договора от поставщика);

- Архив (все работы по документу выполнены, и он передан в бухгалтерию);

- Отменен (документ отменен по определенным причинам).

Вид: указывается вид документа (например, акт, договор, дополнительное соглашение, накладная, соглашение о конфиденциальности, спецификация, счет, счет-фактура, УПД). Значения для данного реквизита могут быть дополнены.

Организация: указывается наша организация.

Контрагент: указывается контрагент, с кем составлен первичный документ.

Договор: договор, по которому ведется работа с контрагентом (по данному реквизиту заполняются: сумма, ставка НДС, сумма без НДС, сумма НДС. Мы рекомендуем их заполнение).

Ответственный: сотрудник, который создал первичный документ в конфигурации.

Произвольный комментарий: позволяет описать, что это за документ и зачем он нужен.

Оригинал: очень важный реквизит. Имеет две позиции: есть оригинал (значит, что поставщик передал оригинал документа и можно его отдать в бухгалтерию) и нет оригинала (говорит о том, что оригинал от поставщика не получен).

Номер и дата: номер и дата первичного документа.

Наименование: произвольное поле, которое позволит кратко описать документ.

Период: период, к которому относится документ (месяц, квартал, год). Рекомендуем создавать периоды именно в таком варианте.

Реквизиты передан в оплату, оплачен, передан в архив: имеют две позиции «да» и «нет», соответственно интуитивно понятно, что, к примеру, счет передан в оплату и оплачен, но не передан в архив. Дата будет заполнена автоматически, текущей датой при изменении реквизита.

В форме списка «Первичные документы», можно будет контролировать состояние данного документа. Передан ли в оплату? Оплачен? 

Вкладка «Связанные объекты» позволяется установить связь между первичным документом и объектом информационной базы, например, договор или заказ поставщику и т.д. Другими словами, первичный документ будет связан с основным договором и заказом поставщику (как показано на скриншоте). Заполнение «Связанные объекты» не является обязательным, но рекомендуемо, так как облегчит мониторинг ситуации по первичному документу.

В подсистеме «Первичные документы», можно создавать документы автоматически. Например, имеется договор с поставщиком, в котором оплата производится с некой периодичностью. 

Указав «Периодичность первичных документов», появляется флажок «Автосоздание». Этот флажок позволит в начале каждого периода, регламентным заданием создавать первичные документы, согласно указанным шаблонам.

Первичные документы, также можно выводить с помощью отчета «Список первичных документов». Настроив, вывод по определенным отборам, наглядно сможем проконтролировать, например, наличие оригинала.

База знаний

База знаний

Связь статей базы знаний с объектами ИБ

Программа позволяет добавлять к объектам информационной базы (справочникам, документам) статьи из базы знаний. В случае работы с Service Desk это может заметно упростить работу, т.к. очень часто пользователи задают однотипные вопросы, а имея под рукой данный инструмент, решать поставленные задачи станет возможным в несколько кликов мышью.

Рассмотрим, как добавить ранее созданную статью к документу "Задание". В форме документа "Задание" необходимо перейти на вкладку "Решения" и добавить статью:

В открывшемся окне выбрать существующую статью, кнопкой "Выбрать" или создать новую, кнопкой "Создать":

Статья в документе может быть одна или несколько.

Загрузка статей в базу знаний из файлов Word/Excel

Отправка статьи из базы знаний на электронную почту

Вставка в статью изображения или таблицы

Правила событий

Общая схема работы правил событий

1. При изменении этапа задания, отправлять оповещение инициатору задания на e-mail о том,что у задания поменялся этап.
   
2. При добавлении сообщения в задание, отправлять уведомления наблюдателям задания.
3. При создании документа "Заказ поставщику" и установке статуса "В работе" отправлять поставщику письмо с приложенным заказом во вложении.
4. При изменении статуса "Заказа поставщику" на "Выполнено" отправлять уведомление сотруднику организации, который делал заказ первоначально.
5. При окончании ремонта и создании документа "Окончание обслуживания" и изменении состояния, отправлять письмо или sms инициатору.

Настройка подсистемы правил событий

Чтобы начать пользоваться подсистемой, необходимо предварительно её настроить. Для этого нужно перейти на вкладку "Справочники" в раздел "Правила событий".

Далее открыть справочник "Правила событий". Программа уже содержит определенный набор правил по умолчанию.

Откроем правило для редактирования.

Здесь можно установить следующие значения:

• "Тип правила" - тип срабатывания правила. Может выполняться один раз - "Изменение объекта" или неоднократно - "Периодическое изменение";
• "Тип условия" - условие, при котором сработает правило. "Проверка реквизитов объекта" - срабатывает при изменении реквизита. "Произвольный алгоритм" - своё условие на встроенном языке 1С;
• "Наименование" - наименование правила события.

На вкладке "Условия" можно установить:

• "Имя объекта" - объект, к которому будут применены условия;
• "Условие" - при каких условиях будет срабатывать правило событий;
• "Отбор" - отбор значений, при которых сработает правило событий.

На вкладке "Действия" указываются действия, которые будут выполнены при срабатывании условий правила.

Для того, чтобы добавить действие в правило событий, необходимо нажать на кнопку "Добавить", после чего будет открыт справочник "Действия правил событий" (справочник также содержит предопределенный набор действий по умолчанию).

Далее выбрать нужное действие и открыть его для редактирования.

Здесь можно заполнить следующие параметры:

• "Тип действия" - тип действия для правила события. Это может быть "Оповещение по е-mail", "Оповещение по SMS", "Проверка обязательных реквизитов" , "Произвольный алгоритм", "Создание напоминания", "Установка реквизитов объекта", и в случае, если основанием является документ "Задание" - "Пересчет SLA";
• "Наименование" - наименование действия.

Действие с типом "Оповещение по email" отвечает за отправку уведомлений по e-mail. Строка настройки действия может быть заполнена следующими значениями:

• "Вариант заполнения" получателя - может принимать значения "Реквизит основания" (будет использоваться значение реквизита или значение параметра из основания) или "Указанный" (тогда в поле "Значение" можно указать произвольного получателя);
• "Значение" получателя - имя реквизита (параметра) из основания, либо указанный пользователем получатель;
• "Шаблон сообщения" - шаблон сообщения e-mail для создания уведомления;
• "Шаблон оформления" - шаблон оформления создаваемого уведомления;
• "Вариант заполнения" учетной записи эл. почты - может принимать значения "Реквизит основания" (будет использоваться соответствующее значение реквизита из основания) или "Указанный" (тогда в поле "Значение" можно указать произвольную учетную запись электронной почты для отправки уведомления);
• "Значение" учетной записи эл. почты - имя реквизита из основания, либо указанная пользователем учетная запись электронной почты для отправки уведомления.

В подсистеме можно изменять "под себя" шаблоны сообщений. Для этого нужно открыть справочник "Шаблоны сообщений", выбрать нужный и открыть его для редактирования.

В шаблон сообщения можно прикладывать печатные формы и вложения.

После того, как всё настроено можно посмотреть, что получилось. В документе "Задание" изменим этап и сохраним документ.

Получится такой результат: создано уведомление в виде документа "Электронное письмо исходящее" (раздел "Взаимодействия" - "Исходящие электронные письма").

Подсистема событий позволяет гибко настроить, а так же охватить все возможные варианты работы.

Для правила события с типом "Периодическое событие" доступен еще один реквизит: "Выполнить действия до события по условию за" "Количество часов", который отвечает за какое время до наступления события, указанного в условии правила, выполнить действия правила (например, отправить уведомления по e-mail).

Для проверки правил с типом "Периодическое событие" необходимо, чтобы было включено и настроено регламентное задание "Проверка и выполнение правил событий" (раздел "Администрирование" - "Регламентные и фоновые задания").

Рассмотрим остальные типы действий правил событий.

Действие с типом "Оповещение по SMS" отвечает за отправку уведомлений по SMS.

Строка настройки действия может быть заполнена следующими значениями:

• "Вариант заполнения" получателя - может принимать значения "Реквизит основания" (будет использоваться значение реквизита или значение параметра из основания) или "Указанный" (тогда в поле "Значение" можно указать произвольного получателя);
• "Значение" получателя - имя реквизита (параметра) из основания, либо указанный пользователем получатель;
• "Шаблон сообщения" - шаблон сообщения SMS для создания уведомления.

Действие с типом "Проверка обязательных реквизитов" при записи (проведении) объекта правила проверяет заполнение указанных пользователем реквизитов (в дополнение к обязательным реквизитам, которые проверяются программой автоматически).

Строка настройки действия может быть заполнена следующими значениями:

• "Реквизит" - имя реквизита объекта правила, которое должно быть проверено;
• "Строка сообщения" - сообщение, которое будет отображено пользователю, если указанные реквизит не будет заполнен пользователем.

Действие с типом "Произвольный алгоритм" описывает инструкции на встроенном языке 1С, которые должны будут выполнены при выполнении условий правила.

Действие с типом "Создать напоминание" создает напоминания в программе указанным в действии пользователям.

Строка настройки действия может быть заполнена следующими значениями:

• "Вариант заполнения" получателя - может принимать значения "Реквизит основания" (будет использоваться значение реквизита или значение параметра из основания) или "Указанный" (тогда в поле "Значение" можно указать произвольного получателя - пользователя программы);
• "Значение" получателя - имя реквизита (параметра) из основания, либо указанный пользователем получатель;
• "Вариант заполнения" даты начала отображения напоминания - может принимать значения "Смещение даты" (дата начала отображения созданного напоминания будет смещена относительно указанного в поле "Значение" значения) или "Указанный" (тогда дату начала отображения напоминания пользователь может установить произвольной);
• "Значение" даты начала отображения напоминания - зависит от указанного "Варианта заполнения" даты (для варианта "Смещение даты" значения могут быть "Дата срабатывания правила", "Через час", "Через день", "Через неделю", "Через месяц" от даты срабатывания правила, либо точная дата, указанная пользователем - для варианта заполнения "Указанный").

Действие с типом "Установка реквизитов объекта" при записи (проведении) объекта правила заполняет перечисленные реквизиты объекта указанными значениями.

Строка настройки действия может быть заполнена следующими значениями:

• "Реквизит" - имя реквизита объекта правила, которое должно быть заполнено;
• "Значение" - значение, которое будет установлено указанному реквизиту.

Если объектом правила указан документ "Задание", то среди возможных типов действия присутствует действие с типом "Пересчет SLA": при записи (проведении) объекта правила в соответствии с текущими значениями реквизитов объекта выполняется принудительный пересчет (либо заполнение) реквизитов документа "Задание" - "Соглашение SLA", "Крайняя дата реакции" и "Крайняя дата выполнения".

Дополнительных настроек для данного действия не требуется.

Заполнение реквизитов на основании темы

Подсистема правил событий позволяет изменять или заполнять по собственному условию реквизиты документа, создавать документы по произвольным условиям. В этом уроке давайте разберем на примере возможность создания нового документа из сообщения отправленного по e-mail. Если в теме письма будет произвольное слово или сочетание слов, тогда документ "Задание" должен будет заполнен инициатором и исполнителем, которых мы укажем в действии правила. Искомой фразой давайте выберем "1С".

Для начала нужно создать своё правило.

"Тип правила" оставим без изменений - "Изменение объекта", "Тип условия" тоже не будем изменять - "Проверка реквизитов объекта". Заполним "Наименование". На вкладке "Условия" установим следующие условия:

• "Имя объекта" в значение "Задание";
• "Условие" - "Создание задания";
• "Отбор" - "Тема содержит 1С".

На вкладке "Действия" добавим новый элемент и в открывшемся окне создадим новое действие правила "Установка реквизитов объекта (Задание)".

В самом действии "Установка реквизитов объекта (Задание)" установим следующие реквизиты и их значения:

• "Инициатор" - "Иванов Иван Иванович";
• "ТекущийИсполнитель" - "Петров".

После этого сохраним созданное нами правило событий. Далее можно проверить корректность создания задания и заполнения реквизитов. Для этого отправим сообщение с темой, в которой будет "1С" на почтовый ящик, с которого создаются задания.

После этого можно увидеть результат, конфигурация увидела искомое значение "1С" и заполнила инициатора и исполнителя из действия.

Как видите, подсистема довольно простая в понимании с одной стороны, а с другой многофункциональна.

Изменение шаблона оформления электронных писем (e-mail), которые отправляются правилами событий

Кастомизация электронных писем (e-mail) часто необходима.
Предположим, требуется добавить свое: логотипы, ссылки на социальные сети, общую подпись отдела после текста письма и т.д. Подсистема правил событий позволяет это сделать. Для этого, откройте справочник "Справочники" - "Оформление оповещений e-mail правил событий". Далее, можно либо изменить стандартный шаблон, либо добавить собственные шаблоны.

"Блок шапка" - это то, что будет выведено перед текстом, который будет отправлен. Здесь можно определить свои стили css, свой логотип, который будет идти вверху и т.д. В общем все, что должно идти выше отправляемого текста. Этот блок в обязательном порядке должен содержать два тега: "<html>" и "<body>" (без кавычек).

"Блок подвал" - это то, что будет выведено после текста, который будет отправлен. Здесь выводим логотип, который будет внизу (если он нужен), ссылки на социальные сети, стандартная подпись и т.д. Этот блок в обязательном порядке должен содержать два тега: "</body></html>" (без кавычек). Так сказать, закрыть открытые системные теги начала HTML-документа (<html>), и начала тела письма (<body>).
При этом можно посмотреть как будет выглядеть письмо на следующей вкладке "Предпросмотр":

Если Вы хотите видеть минималистичные письма и Вам не нужно оформление (так кстати было до версии 3.0.36), то можете вернуть старый шаблон.
В шапку добавьте "<html><body>", в подвал "</body></html>" (без кавычек).
После этого рассылка будет точно такой же, как и в старых версиях.

Есть ли ограничения на изменения шаблонов писем? Можно ли, например, вместо ID# указать № и так далее?

Ограничений особых нет, и да, это возможно.
Для изменения текстов писем необходим открыть правила событий:
раздел "Справочники" - "Правила событий".
Найдем нужное нам правило и отредактируем его.
Предположим, нам необходимо изменить текст письма, которое отправляется пользователю при загрузке заявки из почты.
Найдем такое правило:

На второй вкладке:

И сам шаблон:

Тут его и можно править. Можно внести свой текст, можно перетаскивать мышкой переменные и добавлять в письмо свои значения. Причем, это как с телом письма можно сделать, так и с темой.
Но вопрос то был в другом. А именно: как поменять ID# на №
Первое, что хотим отметить - не нужно менять ID на простой - это связано с тем, что если вдруг в теме будет он не в контексте номера, а в другом, то будет проблема...
Вместо того, чтобы сделать новую задачу, программа будет пытаться вставить комментарий в уже существующее задание.
Пример темы: "Просьба проверить план закупки №1 на следующий год".
Напомним, что наша конфигурация умеет не только загружать письма и создавать на их основании задания, но и понимать, что это не новое задание, а переписка по существующей задаче.
См. статью Создание заданий на основании электронных писем, которые приходят в службу технической поддержки
(в конце алгоритм определения, что задача по переписке)
Программа найдет № поймет, что это маркер номера в теме письма далее прочтет номер задачи (это первый номер), найдет задание с номером 1, оно существует. Программа поймет, что "все звезды сошлись" и не будет создавать новое задание (хотя надо было бы), а добавит в задачу №1 в переписку это письмо.
Да, оно не относится, да это не правильно. Но в программе, если задать маркер №, то будет именно так.
Поэтому необходим маркер, который не встретится просто так в тексте. По умолчанию, мы предлагаем маркер "ID#". Но вы можете поменять маркер или добавить несколько.
Это можно сделать в "Настройках параметров учета" (раздел "Администрирование" - "Настройка параметров учета" - "Service Desk" - "Электронная почта" - "Маркеры" - "Маркеры номера задания в теме электронных писем при ответе"). Там можно изменить маркер ID# и/или добавить свой. По одному маркеру на строке.

Номенклатура и склад

Концепция комплектов и комплектующих

Хотелось бы начать вот с чего. Все мы прекрасно знаем, что компьютерная техника состоит из разных составляющих - комплектующих. Комплекты - это объекты, которые состоят из комплектующих, причем комплекты могут быть как виртуальными (рабочее место, системный блок и т.д.), так и вполне конкретными (серверный шкаф, принтер и т.д.).

Рассмотрим и приведем примеры, как это реализовано в конфигурации.
В нашем решении есть два понятия: номенклатура и карточка номенклатуры. Вы можете спросить:  зачем два справочника, если комплектующая у нас одна? Резонный вопрос.

Дело в том, что зачастую мы хотим увидеть где была та или иная номенклатура, где она стояла, ремонтировалась ли, имеет ли инвентарный номер и т.д. Но так же, у нас много однотипной информации: одинаковые принтеры, мониторы, системные блоки, материнские платы. Если все это вести отдельно, в одном справочнике, то через некоторое время мы получим в номенклатуре кашу из одинаковых названий и невозможно будет нормально сориентироваться в этом. Этот этап нами пройден в далеком 2009 году... Тогда мы придумали концепцию, которая актуальна по сегодняшний день.

Было разделено все на 2 справочника: номенклатура и карточки номенклатуры. В номенклатуре содержится модель комплектующей, а в карточке, сама комплектующая с инвентарными номерами, историей и т.д.

Чтобы было понятно приведу пример:
Номенклатура: ВАЗ 2107
Карточка номенклатуры ВАЗ 2107 А123АА

При этом в документах выбирая номенклатуру (определенную модель комплектующей или комплекта), мы выбираем карточку, но выбираем не из всего списка карточек а с отбором по данной номенклатуре:

Все достаточно просто и не запутано.

Как уже было сказано выше: комплекты - это объекты, которые состоят из комплектующих. В конфигурации с ними работать так же просто. На рисунке, который указан выше комплектом является "Компьютер №256" в нем, содержатся другие комплектующие. Для того, чтобы внести комплектующую в комплект, необходимо мышкой перетащить комплектующую в комплект. Не все объекты могут содержать комплектующие, но об этом мы поговорим позже.

Так же в конфигурации есть возможность не вести учет по карточкам. Это актуально для некоторого вида спец комплектующих и расходных материалов. Например: сетевой кабель, мышки, клавиатуры и т.д. Информация о том где была та или иная мышка, нам зачастую не нужна.

Остатки на местах хранения

Весь складской учет строится для единственной цели - иметь возможность узнать в любой момент времени что было/есть на складе, когда купили, установили и т.д.
Для этих целей в конфигурации есть специальные отчеты, которые позволяют узнать всю эту информацию.
Одним из главных отчетов в блоке складского учета является отчет "Отчет по складам/рабочим местам" (Номенклатура и склад > Отчет по складам/рабочим местам).

Рис. 1 Отчет по складам/рабочим местам

Это очень гибкий отчет, который позволяет получить практически любые данные об остатках в любых аналитических разрезах.
Можно выбрать вариант отчета:

Рис. 2. Варианты отчета

Что бы понять насколько гибок данный отчет. Зададимся целью получить информацию о всех картриджах и посмотрим все картриджи по которым были движения в течении этого месяца. При этом выведем не просто общее число картриджей а распишем все по карточкам.

Для этого изменим вариант отчета:

Рис. 3 Как изменить вариант отчета

Откроется окно с настройками отчета:

Рис. 4 Настройка варианта отчета

Видим, что в структуре отчета стоят группировки Организация / Место хранения / Номенклатура, Единица измерения. Т.е. выводится организация, внутри нее места хранения, а внутри каждого из мест хранения список номенклатуры, по которой показаны остатки. Но нам получить отчет без группировки по местам хранения. Для этого необходимо изменить группировки отчета.
Мышкой перетащим выделенную строку "Номенклатура, Единица измерения" из "Место хранения" в "Организация". Получим:

Теперь удалим группировку "Место хранения". Далее два раза щелкаем на строку с группировкой "Номенклатура, Единица измерения" и меняем ее на:

В результате должно получиться следующее в группировках:

После чего нажимаем "Завершить редактирование" и переходим в отчет. Далее настраиваем его как на картинке ниже и нажимаем Сформировать:

Получаем результат, который мы хотели получить.

Если же необходимо получить движения в разрезе мест хранения вернем настройку с группировкой по месту хранения:

Сформируем отчет снова. Получим:

При двойном щелчке на количество или сумму в полях начальный, конечный остаток, приход или расход появится окно с вопросом как вы хотите развернуть данные по числу как оно получилось. Т.е. если мы два раза нажмем на выделенную ячейку конечного остатка с количеством 1. То появится окно:

Это окно Вас спрашивает: "Есть число 1 в остатке, я могу его расшифровать из чего оно получилось и предлагаю поля для расшифровки". При выборе Регистратора мы сможем получить данные по расшифровке в разрезе документов, которые в остатке число 1 получили.

Вот что получаем:

Так же мы здесь сможем открыть документ щелкнув на него 2 раза и посмотреть на него.

Зачем вообще нужны карточки номенклатуры?

Ответим на него. В конфигурации "Управление IT-отделом 8, редакция 1.0" не было карточек номенклатуры, была просто номенклатура и справочник номенклатуры был просто чудовищным!
Все дело в том, что по умолчанию, любому руководителю IT хочется видеть историю конкретного системного блока или материнской платы, если вести оборудование сводно, например, было 2 системника, первый поставили Иванову, второй Сидорову, потом и Сидоров и Иванов уволились и системники пришли на склад ИТ-отдела понять где чей в такой схеме уже не представляется возможным в программе, так как учет ведется сводно. В версии 1.0 был один справочник, чтобы история была видна, каждая материнская плата, каждый системный блок и вообще людая "комплектующая" заводилась отдельным элементом. У нее был свой серийный и инвентарный номер и в этом случае можно было проследить историю карточки, но появлялись существенные минусы. Представьте вы открываете справочник Номенклатуры и видите тысячи одинаковых позиций, но с разными серийными номерами. Это оказалось жутко не удобно, поиск информации по такому справочнику занимал долгое время и не было прозрачности в работе.

Дело, конечно же, может спасти учет аналогичный учету по основным средствам (ОС) в бухгалтерии, там каждое ОС имеет свой элемент в справочнике основных средств и историю по каждому ОС можно проследить от и до, но тут в дело вступает такой момент, что, например, материнская плата не является ОС, хотя мы хотим видеть так же историю по этой плате! Как и много из того, по чем хотелось бы видеть историю в ИТ-отделе, но с точки зрения бухгалтерии это не ОС. Так что методологически ввести учет ОС как в бухгалтерском учете, было не верно и мы пошли другим путем.

Нами был разработан общий универсальный механизм, который впитал в себя все плюсы учета ОС, а так же был гибок и понятен.

Появилось два справочника Номенклатура и Карточки номенклатуры. Что это такое и зачем это, можно ознакомиться в статье Концепция комплектов и комплектующих. Причем, что важно, номенклатура для однотипных объектов всегда одна, а вот карточек может быть сколько угодно, а уже в карточках указываются серийные номера и именно по карточкам ведется вся история. При этом карточки номенклатуры отвечают за конкретную комплектующую в конкретном системном блоке, который тоже имеет карточку и уже свою историю. Это очень гибко и универсально. Номенклатура не захламлена копиями других записей, карточки имеют владельца, конкретную номенклатуру и по сути отвечают за одинаковую модель, но указывают на конкретную комплектующую.

Еще хотелось бы отметить, что в этой схеме мы не забыли и про ситуации, когда учет по карточкам вести не нужно. Ну например, мы не хотим вести историю по номенклатуре сетевой кабель, или клавиатура, нам достаточно видеть общее количество. В этом случае можно использовать номенклатуру без учета по карточкам. По сути, это обычный учет по номенклатуре.

Концепция именования мест хранения

В нашей конфигурации оборудование "привязывается" к месту хранения, а за этим местом хранения закреплен сотрудник. Т.е. в конфигурации реализована связь:

Оборудование <-> Место хранения <-> Сотрудник.

Есть две схемы именования придуманные нами и наиболее оптимальные с точки зрения простоты и удобства.

1) Обезличенная.

Создаем место хранения buch1 в организационной структуре мест хранения. Для создания структуры можно перетащить место хранения в другое место хранения и оно станет подчиненным. Это удобно если хочется раскидать всех по кабинетам, этажам и т.д.
Т.е. в дереве складов будет что то типа.

Организация, ООО
--Бухгалтерия
----buch1
----buch2

Далее открываем закладку сотрудники на рабочем столе, создаем новый документ "Закрепление сотрудников" и привязываем место хранения buch1 к Иванову. Теперь в отчетах у нас фигурирует Иванов.
При увольнении Иванова, не забываем создать новый документ "Снятие закрепление сотрудников".
Такая схема хороша тем, что места хранения "обезличены", т.е. грубо говоря, сотрудники увольняются, но место хранения остается, а затем новому сотруднику назначается это место хранения и все.

2) По сотрудникам.

Т.е. структура будет, примерно такая:

Организация, ООО
--Бухгалтерия
----Иванов Иван Иванович (buch1)
----Петров Петр Петрович (buch2)

Эта схема удобна тем, что можно не привязывать сотрудников. Из наименования места хранения и так понятно у кого находится оборудование. Но тогда, при увольнении оборудование надо куда-то перемещать с этих мест хранения, а затем не забывать выдать его новому сотруднику.

Какую схему выберите Вы, это уже Ваш выбор.

Так же поддерживается иерархия мест хранения. Т.е. одно место хранения может содержать несколько других, например:

Склад ИТ-отдела
--Полка 1
----Ячейка 1.1
----Ячейка 1.2
--Полка 2

При первоначальной настройке конфигурации следует уделить этому шагу время и для себя выбрать схему, которая Вам подходит и распределить вложенность мест хранения.

Импорт данных из сторонних программ

Для облегчения работы с программой в части введения данных по составу компьютерного оборудования в конфигурации есть специальный механизм, который позволяет экспортировать данные о составе оборудования из Everest (Aida 64) , а так же используя WMI.

Важно! Поддерживается работа только с программой AIDA64 Business, которая позволяет выгрузить данные в INI-формате (для Everest версия Business).

Обработка находится Администрирование > Импорт данных из сторонних программ . Вот как она выглядит:

Рис. 1 Как выглядит обработка загрузка с помощью AIDA64

Импорт из AIDA64 осуществляется из каталога загрузки в котором может находится сразу несколько INI-файлов полученные из AIDA64. Так же можно снять/установить флаг "Загружать программное обеспечение и лицензии".
При загрузке с использованием WMI настройки следующие:

Рис. 2 Загрузка данных с использованием WMI

В самом низу есть общие настройки, которые отображаются вне зависимости от способа загрузки данных.

После того, как выбран вариант импорта и установлены все настройки можно приступить к следующему шагу - загрузке данных. Нажимаем кнопку "Обновить данные".
Будет показан прогресс загрузки, после чего отображена форма:

Рис. 3 Результат импорта.

Пока ничего не загружено в информационную базу. Просто конфигурация отобразила данные, которые были найдены при поиске для каждого компьютера.
Далее необходимо заполнить "Место хранения" в табличной части. Если места хранения уже созданы выбираем их, если нет, мы можем их создать нажав на кнопку "Создать места хранения". После нажатия на "Создать места хранения" будут созданы места хранения имена которых будут дублировать наименования из загружаемых данных, при этом тип такого места хранения будет "Рабочее место".

В правой части результата импорта отображены данные о составе компьютера, при щелчке на строку с комплектующей будет отображена информация о характеристиках комплектующей. На данном этапе необходимо убрать из загрузки данные, которые не нужно загружать (снимите с не нужных галочки).

Далее можно создать по загружаемым данным либо документ "Поступление", либо "Инвентаризацию".
Создадим для примера "Поступление". Нажмем Создать > Поступление. При этом будут созданы документы только по тем местам хранения, которые отмечены в табличной части "Результата импорта" и только по той номенклатуре, которая отмечена. После создания "Поступления" будет предложено открыть созданные документы для просмотра.

Рис. 4.

Рис. 5

Открываем документы и устанавливаем реквизиты. Если компьютер пришел от контрагента, то проставляем его, если нет и это первоначальные остатки, то реквизит контрагент оставляем пустым.

Рис. 6

Перетаскиваем мышкой комплекты в комплектующие, добавляем при необходимости комплект, в который перемещаем комплектующие. Должно получиться примерно следующее:

Рис. 7

Для инвентаризации действия аналогичны и будут рассмотрены отдельно.

Учет номенклатуры без карточек

Существует номенклатура, для которой не требуется вести учет по карточкам. Например, сетевой кабель, мышки, клавиатуры, коннекторы, тоннер и т.п. позиции, по которым нам не нужно знать где была эта номенклатура и что с ней происходило. Это необходимо в основном для расходных материалов. Которые пришли, их сразу свалили в кучу и выдают без разбору. И самое главное в данной куче необходимо лишь знать общее количество.

Но есть и спорные позиции, некоторые организации по ним ведут учет по карточкам, а некоторые нет. К этим позициям относятся картриджи.

Приведем пример, что если бы картриджи велись не по карточкам. Методика учета картриджей уже была приведена.

Например, у нас на складе есть 100 картриджей для лазерных принтеров, пришло еще 50. Допустим картриджи у нас используются один раз (без заправки), и учет по карточкам будет излишним. Нам не нужно знать где установлен конкретный картридж. Мы хотим знать только, что у нас имеется в наличие 150 картриджей. Для ведения таких номенклатур и используется учет без карточек. Давайте пройдем весь процесс ведения номенклатуры без карточек на конкретном примере начиная с создания вида номенклатуры.

Создание вида номенклатуры

Откроем вид номенклатуры "Картридж" и снимаем галочку Вести учет по карточкам номенклатуры.

Виды номенклатуры

Как мы видим в поле Учет карточек для нашего вида номенклатуры галочка не установлена - это означает что учет по карточкам вестись не будет.

Теперь создадим саму номенклатуру.

Создание номенклатуры

Обратите внимание, что вкладка Карточки номенклатуры есть, но работать с ней по сути мы не можем.

Вкладка Карточки номенклатуры

Теперь у нас есть номенклатура картриджа. Настало время рассмотреть сам процесс ведения номенклатуры без карточек.

Сделаем поступление наших картриджей на склад.

Поступление

Мы сформировали поступление 50 картриджей. Обратите внимание, что в табличной части находится всего одна запись. Если бы мы вели учет этих картриджей по карточкам, то нам пришлось бы создать 50 записей, по одной на каждый картридж, и присвоить каждой уникальную карточку номенклатуры. Но, к счастью, это можно сделать без лишних движений - достаточно нажать кнопку "Заполнить", в впадающем списке выбрать "Групповое добавление номенклатуры", заполнить форму и нажать кнопку "Добавить", снова нажать кнопку Заполнить и выбрать Карточки номенклатуры.

Но повторимся, это необходимо делать если бы велся учет по карточкам, но так как его нет, добавим всего одну строку и укажем нужное количество.

Места хранения

До поступления в основном месте хранения у нас было 100 картриджей canon 725, сейчас 150. Количество и сумма (формируется складыванием сумм всех поставок по данной номенклатуре) - это единственные показатели номенклатуры, доступные нам.

На нашем складе есть принтер и 150 картриджей. Появилась задача укомплектовать рабочее место пользователя принтером. Перед этим создадим комплект из принтера и картриджа. Создаем новый документ Сборка (комплектация)(Номенклатура и склад - Создать - Сборка(комплектация)).

Организация заполнилась автоматически, так как она указана в настройках пользователя для текущего пользователя (в нашем случае это Администратор). Место хранения тоже может заполняться автоматически, если его указать в настройках пользователя. В нашем случает придется заполнить его вручную.

Нажмем кнопку Подбор.

Давайте создадим комплект из принтера Canon LBF6000 и одного картриджи canon 725. Для этого отметим их галочкой. В поле "Выбрано", изначально подставляется максимальное количество - в нашем примере это 150. Изменим его на 1 (для редактирования щелкните по нему два раза).

Нажимаем кнопку Подбор и возвращаемся в документ Сборка (комплектация).

Теперь в нашей комплектации есть принтер и картридж. Все как мы и планировали. Но, обратите внимание, картридж не находится внутри принтера, он находится рядом с ним. Перетащите картридж на принтер левой кнопкой мыши.

Должно получиться как на скриншоте выше. Для завершения сборки осталось нажать кнопку "Провести и закрыть".

Теперь наш склад выглядит так.

Один картридж ушел в комплект с принтером, а свободных картриджей осталось 149.

Переместим только что созданный комплект на Рабочее место, для этого создадим документ "Перемещение" (Номенклатура и склад - Создать - Перемещение).

Этот документ может использоваться как для перемещений между организациями, так и для перемещений внутри одной организации. Если Вы делаете перемещение внутри организации просто укажите ее в качестве Организации расхода и Организации Прихода.Также заполните Место расхода и Место прихода . Выберем наш принтер, для этого нажмем кнопку Подбор.

В окне Подбор мы видим все номенклатуры, которые находятся в указанном Месте расхода. Поставим галочку возле принтера или картриджа, возле второй части комплекта галочка установится автоматически. И нажмем кнопку Подбор .

В итоге мы получим такой документ. Осталось нажать Провести и закрыть .

В итоге принтер с картриджем внутри перейдет со склада на Рабочее место .

Все отлично, пользователь работает. Но в один прекрасный момент в картридже заканчивается тонер. Что делать? Есть два варианта: отправить картридж на заправку или списать его. Действия для обоих вариантов почти не отличаются, поэтому рассмотрим их вместе. Создадим в Основном месте хранения группу Пустые картриджи, в которую мы будем складывать картриджи для заправки. зайдем в места хранения (Номенклатура и склад - Места хранения). Щелкнем правой кнопкой мыши на Основное место хранения и выберем пункт Создать .

Заполним интересующие нас пункты и нажмем Записать и закрыть. Теперь мы можем поместить пустой картридж в эту группу, и установить пользователю заправленный со склада. Эти две операции мы можем реализовать в одном документе, а именно в Окончании обслуживания (Ремонт и обслуживание - Окончание обслуживания).

 Мы уже заполнили все поля и выбрали наш комплект для обслуживания. Теперь самое интересное. Два раза щелкаем на поле Событие картриджа и выберем На склад или Списание .

Нажимаем кнопку Установить со склада и выбираем наши картриджи, устанавливаем количество равное одному, нажимаем кнопку Подбор .

Картридж добавился в список, но не внутрь принтера, перетащим его на принтер, чтобы сделать это.

На вкладке Дополнительно заполним Место хранения на склад и Место хранения со склада как показано ниже.

Не забудьте установить правильное состояние обслуживания: для нашего случая, если физическая замена картриджи уже проведена целесообразно выбрать Выполнен .

В заключении давайте проверим количество наших картриджей на местах хранения.

На Основном месте хранения осталось 148 картриджей: один мы взяли для укомплектования рабочего места, а второй - для его замены.

Пустой картридж у нас всего один.

В принтере у нас тоже один картридж.

В общей сумме у нас 150 картриджей как и было в начале примера.

Таким образом, хотя мы не можем сказать где находится конкретный картридж, мы всегда можем точно определить, где и сколько однотипных картриджей находится. При этом документы получаются существенно короче, что актуально при печати, ведь при ведении номенклатур по карточкам, одна единица номенклатуры в документе занимает одну строку. А также сокращается пространство, занимаемое базой данных, и уменьшается нагрузка на сервер. Поэтому к вопросу - вести номенклатуры по карточкам или нет нужно подходить обдуманно.

Описание документов

Поступление

При прочтении описания документа Вам необходимо ознакомиться с концепцией комплектов и комплектующих.

Документ "Поступление" предназначен для оприходования Номенклатуры от контрагентов, и необходим при введении первоначальных остатков.

1) При заведении первоначальных остатков.

Ввести первоначальные остатки можно двумя способами: вручную, с помощью документа "Поступления" и с помощью обработки Импорт данных из сторонних программ. Если создавать остатки то у Вас должно получиться для каждого места хранения следующее:

Рис. 1

Данный документ просто оприходует на место хранения "ZAMBUCH30_217" организации "Наша фирма" все комплектующие в количественном выражении.

2) При оприходовании от контрагентов.

При работе с контрагентами лучше использовать связку документов  Заказ поставщику - Поступление в этом случае Поступление можно создать на основании "Заказа поставщику", а далее просто заполнить карточки номенклатуры и провести документ. При этом, используя заказы Вы еще получаете механизм контроля, что приехало от поставщика, а что нет, что оплачено, а что нет.
Для создания на основании "Заказа поставщику" зайдите в заказ, нажмите "Создать на основании > Поступление".

Если же Вы хотите внести документ вручную, то опишем реквизиты документа:

• Организация - организация за которой будут закреплены данные комплекты и комплектующие;
• Место хранения - то, куда будут оприходованы комплекты и комплектующие (см. Концепция именования мест хранения);
• Статья доходов расходов - статья доходов и расходов для бюджетирования;
• Контрагент - поставщик, от которого поступило оборудование (может быть не заполнено);
• Договор - договор между нами и контрагентом по которому пришло оборудование;
• Заказ поставщику - заказ, по которому поступают запасы;
• Объединить все строки верхнего уровня в комплекты - эта важная настройка позволяет в остатках увидеть только строки верхнего уровня в дереве номенклатуры. Если галочка стоит, то в остатках будут отражены только: BenQ G925HDA, Canon LASER SHOT, Компьютер №2 на Рис.1, все остальные комплектующие будут объединены в родительские комплекты (их при желании можно восстановить документом Разбиение комплектации).

Перемещение

Документ "Перемещение" предназначен для перемещения оборудования между организациями и местами хранения.

Для быстрого перемещения между местами хранения используйте кнопку "Подбор".

Списание

 Документ предназначен для списания оборудования с места хранения.

Для быстрого заполнения номенклатуры используйте кнопку "Подбор".

Продажа

Документ позволяет произвести продажу оборудования.

Список документов продажи.

Форма создания документа Продажа.

Реквизиты Организация и Место хранения будут заполняться автоматически, если они указаны в настройках пользователя. После заполнения этих реквизитов, при нажатии Кнопки подбор мы увидим окно, где показано все оборудование, закрепленное за указанным местом хранения. В нем галочками выбираются элементы, которые мы хотим продать. Если Вы хотите продать оборудование, являющееся частью комплекта, но не комплект полностью, то перед этим необходимо провести Разбиение комплекта.

Инвентаризация

Документ "Инвентаризация" позволяет произвести инвентаризацию по местам хранения (либо ответственным сотрудникам).

Рассмотрим один из возможных сценариев проведения инвентаризации.

Выбираем свою организацию в поле "Организация". Указываем место хранения (применяемые отборы в документе "складываются", например, при указании и места хранения и МОЛ, в документ попадет только та номенклатура, которая находится на данном месте хранения и ответственным лицом для неё является МОЛ). Переключатель "С учетом подчиненных мест хранения" используется для иерархической структуры мест хранения, если переключен в "Да", номенклатура будет отобрана в документ и по подчиненным местам хранения.

После заполнения отборов, в группе команд "Заполнить" нажимаем "Заполнить по остаткам":

Табличная часть будет заполнена остатками номенклатуры. В том числе, столбцы "Количество" и "Сумма", показывающие фактическое наличие номенклатуры.

Дальше возможны варианты развития сценария.

Если есть сканер штрих-кода, мы можем соответствующей командой "Обнулить количества и суммы" очистить фактические показатели по всему списку номенклатуры, и сканером ШК заполнить их обратно (при сканировании, если номенклатура уже есть в табличной части, её фактическое количество увеличится, если нет - будет добавлена в табличную часть).

Если сканера ШК нет, можно распечатать записанный документ, уточнить количество на месте хранения, и откорректировать фактическое количество номенклатуры в документе.

Отдельно хочется обратить внимание на то, что при подборе номенклатуры в документ сканером ШК, если номенклатура является частью комплекта , то в документ будет добавлен весь комплект целиком, либо увеличено фактическое количество у этого комплекта, если он был добавлен в документ ранее. 

Методики учета

Методика учета картриджей

В нашем решении - конфигурации Управление IT-отделом 8, можно вести учет картриджей. Рассмотрим каждый пункт по порядку.

1) Покупка картриджей

При покупке картриджей, с точки зрения учета, не меняется ничего. Мы аналогично делаем те же документы, как если бы мы покупали что-то другое. Делаем документ "Заказ поставщику", на его основании вводим "Поступление". Если покупка без заказа, то "Поступление" делаем сразу (Номенклатура и склад > Поступления).

В результате данного действия на складе "Основной склад" на остатке появится данный картридж.

2) Перемещение картриджей

Тут возможны варианты. Если картридж просто перемещается на новое место хранения без установки в принтер(копир), то мы делаем обычный документ "Перемещение" и перемещаем его на новое место хранения. В таком случае не будет комплектации с принтером. Если же мы хотим установить картридж в принтер, нам необходимо создать документ "Окончание обслуживания".

Если рассмотреть на примере, то пусть картридж, который изображен выше на рисунке мы хотим поставить в принтер, который находится в месте хранения "Основной склад". В таком случае заполним документ (Ремонт и обслуживание > Окончание обслуживания ).

Заполним место хранения "Рабочее место" (где будет стоять принтер). Место хранения со склада "Основной склад" (откуда будем брать Картридж). Реквизит "Обслуживание" равен "Внутреннее обслуживание произведено сразу" (т.е. собственными силами).

Потом подбором добавим принтер "HP 1020" на вкладке "Номенклатура". Затем нажмем на кнопку "Установить со склада" и выбрали картридж, после вставки в документ перенесем его внутрь принтера. Получим следующее:

При проведении данного документа Картридж будет списан с "Места хранения со склада" и установлен как комплектующая по отношению к принтеру.

На этом заправка картриджа собственными силами завершена.

3) Ведение подсчета заправок картриджей

Данный пункт не обязателен, но возможность вести учет количества заправок возможен. Для этого воспользуйтесь документом (Ремонт и обслуживание > Изменение показателей оборудования)   "Изменение показателей оборудования"

С его помощью можно вести учет числовых показателей оборудования, таких как: количество заправок картриджей, количество отпечатанных листов и т.д. Т.е. это какой то числовой показатель, который будет накапливается со временем. Для просмотра сколько всего раз был заправлен картридж воспользуйтесь отчетом " Показатели оборудования "

4) Списание картриджей.

Списание картриджей ничем не отличается от обычного списания оборудования. Воспользуйтесь документом "Списание".

5) Замена картриджа, который установлен в принтере (пустой) на другой, который находится на складе (заправленный)

Данная операция похожа на то, что описано в п.2. Единственное изменение, мы так же заполняем реквизит "Место хранения со склада" (куда отправить после смены пустой картридж). И добавляем подбором в документ пустой картридж с событием "Со склада". Получаем следующее:

В рисунке, который приведен верхний картридж пустой и был установлен в принтере, мы его перемещаем на "Место хранения на склад" (вкладка Дополнительно). Указывая событие "На склад". Новый картридж добавляем нажав на кнопку "Установить со клада", событие "Со склада".

6) Картридж заправляет подрядная организация.

Если заправкой занимается другой контрагент, то все, что указано выше необходимо повторить, единственное отличие - это необходимо измнить реквизит обслуживание на "Обслуживание контрагентом", или "Обслуживание контрагентом произведено сразу" .

7) Увеличиваем количество заправок картриджа (не обязательно).

Если вы ведете учет количества заправок картриджей, то Вам необходимо создать документ "Изменение показателей оборудования", в которому указать в поле значение "1", которая соответствует одной заправке картриджа. В дальнейшем если вести учет количества заправок можно проанализировать сколько раз заправлялся картридж.

Учет лицензий и программного обеспечения

Учет лицензий ничем не отличается от обыкновенного складского учета. Т.е. для лицензий порядок работы такой же, как и для обычных комплектующих. Заявка поставщику, Поступление, Перемещение, Списание. Для номенклатуры с типом "Лицензия" или "Программное обеспечение" в карточках появляется дополнительная вкладка "Лицензия", в которой указывается, ограничена ли лицензия по сроку действия и если да, то задается период действия лицензии.

Вот номенклатура с лицензией:

А вот карточка номенклатуры с лицензией:

Для удобства для лицензий был создан специальный отчет, который позволяет быстро определить, где стоит та или иная лицензия, как скоро она закончится, период ее действия.

Причем при истечении срока действия лицензии за 30 дней до окончания начинает подсвечиваться синим, когда срок действия лицензии истекает подсвечивается красным.

Как указать для картриджей заправлен он, или нет?

В процессе ведения учета возникает много вопросов по учету картриджей:
- А как на складе узнать что картридж заправленный или нет  (сколько пустых сколько заправленных картриджей)?
- Есть ли у картриджей статус какой-то заправлен или нет?
- Чтоб допустим при отборе можно было сразу видеть какой пустой?

Мы предлагаем следующий вариант ведения учета, который по нашему мнению является самым простым для конечного пользователя.

Вам необходимо для картриджей сделать отдельные места хранения следуюзей структуры:

И перемещать картриджи, документом "Перемещение" из одного места хранения "Заправленные картриджи" в другое "НЕ заправленные картриджи", если картридж стал не заправленным, и, наоборот, если не заправленный картридж - заправили.

Вместе с тем, Вы всегда сможете узнать общее число картриджей сформировав отчет по остаткам по месту хранения "Картриджи", который объединяет как заправленные так и не заправленные. Вот настройки для отчета для просмотра всех картриджей:

Сформировав по месту хранения "Заправленные картриджи" увидим только то, что есть в наличии заправленное и наоборот.

Это что касается картриджей, которые есть в наличии IT-отдела на складе в запасе и на заправке.

Учет программного обеспечения с многократной активацией

Ответственное хранение у закрепленного сотрудника и сотрудника IT-отдела

Скрывать комплектующие у комплектов или нет?

1. Учет по комплектующим ведется

1. Корпус ASUS X7000B ULTIMATE (X7352PRi): 
1. Процессор Core i7-3970X
2. Память Kingston 16 Гб
3. Жесткий диск 256 Гб SSD
4. Жесткий диск HDD WD 2 Тб
5. Память 3 Гб RADEON HD7970
6. DVDRW

• В остатках видно все, что есть и комплекты и комплектующие;
  
• В форме "Места хранения" видно иерархию, что во что входит;

• Если много номенклатуры будет видно всё, что нужно и не нужно;
  

2. Учет ведется по комплектам, но с возможностью просмотра информации о комплектующих

1. X7000B / ULTIMATE (X7352PRi): Core i7-3970X / 16 Гб / 256 Гб SSD + 2 Тб / 3 Гб RADEON HD7970 / DVDRW
1. Корпус ASUS X7000B ULTIMATE (X7352PRi): 
2. Процессор Core i7-3970X
3. Память Kingston 16 Гб
4. Жесткий диск 256 Гб SSD
5. Жесткий диск HDD WD 2 Тб
6. Память 3 Гб RADEON HD7970
7. DVDRW

• На остатках нет ничего лишнего;
  
• Все компактно.

• Необходим лишний шаг - разбор комплектации, для получения на остатках того, что внутри.
  
• Не видно сразу всех остатков. Есть или нет, что-то на остатках трудно определить. На остатках только виртуальные комплекты.
• Посмотреть, что внутри можно только открыв карточку номенклатуры.

Номенклатура