В конфигурации есть возможность настроить для каждого пользователя основные значения, чтобы выполнить подстановки индивидуально.
Это может понадобиться, например, когда один сотрудник отвечает за один склад и выбирает его во всех документах, а другой сотрудник за другой и тоже выбирает его везде.
Для этих целей есть механизм индивидуализации конфигурации. Т.е. есть настройки у каждого пользователя, которые позволяют выбрать личные основные значения для подстановки в документы и справочники.
Для этого выбираем Администрирование > Настройки пользователей и прав > Пользователи и открываем нужного пользователя:

Открыв вкладку, заполним настройку для текущего пользователя:

При создании новых документов и справочников, значения этой вкладки будут подставляться по умолчанию.