Учет номенклатуры без карточек
Существует номенклатура, для которой не требуется вести учет по карточкам. Например, сетевой кабель, мышки, клавиатуры, коннекторы, тоннер и т.п. позиции, по которым нам не нужно знать где была эта номенклатура и что с ней происходило. Это необходимо в основном для расходных материалов. Которые пришли, их сразу свалили в кучу и выдают без разбору. И самое главное в данной куче необходимо лишь знать общее количество.
Но есть и спорные позиции, некоторые организации по ним ведут учет по карточкам, а некоторые нет. К этим позициям относятся картриджи.
Приведем пример, что если бы картриджи велись не по карточкам. Методика учета картриджей уже была приведена.
Например, у нас на складе есть 100 картриджей для лазерных принтеров, пришло еще 50. Допустим картриджи у нас используются один раз (без заправки), и учет по карточкам будет излишним. Нам не нужно знать где установлен конкретный картридж. Мы хотим знать только, что у нас имеется в наличие 150 картриджей. Для ведения таких номенклатур и используется учет без карточек. Давайте пройдем весь процесс ведения номенклатуры без карточек на конкретном примере начиная с создания вида номенклатуры.
Создание вида номенклатуры
Откроем вид номенклатуры "Картридж" и снимаем галочку Вести учет по карточкам номенклатуры.
Виды номенклатуры
Как мы видим в поле Учет карточек для нашего вида номенклатуры галочка не установлена - это означает что учет по карточкам вестись не будет.
Теперь создадим саму номенклатуру.
Создание номенклатуры
Обратите внимание, что вкладка Карточки номенклатуры есть, но работать с ней по сути мы не можем.
Вкладка Карточки номенклатуры
Теперь у нас есть номенклатура картриджа. Настало время рассмотреть сам процесс ведения номенклатуры без карточек.
Сделаем поступление наших картриджей на склад.
Поступление
Мы сформировали поступление 50 картриджей. Обратите внимание, что в табличной части находится всего одна запись. Если бы мы вели учет этих картриджей по карточкам, то нам пришлось бы создать 50 записей, по одной на каждый картридж, и присвоить каждой уникальную карточку номенклатуры. Но, к счастью, это можно сделать без лишних движений - достаточно нажать кнопку "Заполнить", в впадающем списке выбрать "Групповое добавление номенклатуры", заполнить форму и нажать кнопку "Добавить", снова нажать кнопку Заполнить и выбрать Карточки номенклатуры.
Но повторимся, это необходимо делать если бы велся учет по карточкам, но так как его нет, добавим всего одну строку и укажем нужное количество.
Места хранения
До поступления в основном месте хранения у нас было 100 картриджей canon 725, сейчас 150. Количество и сумма (формируется складыванием сумм всех поставок по данной номенклатуре) - это единственные показатели номенклатуры, доступные нам.
На нашем складе есть принтер и 150 картриджей. Появилась задача укомплектовать рабочее место пользователя принтером. Перед этим создадим комплект из принтера и картриджа. Создаем новый документ Сборка (комплектация)(Номенклатура и склад - Создать - Сборка(комплектация)).
Организация заполнилась автоматически, так как она указана в настройках пользователя для текущего пользователя (в нашем случае это Администратор). Место хранения тоже может заполняться автоматически, если его указать в настройках пользователя. В нашем случает придется заполнить его вручную.
Нажмем кнопку Подбор.
Давайте создадим комплект из принтера Canon LBF6000 и одного картриджи canon 725. Для этого отметим их галочкой. В поле "Выбрано", изначально подставляется максимальное количество - в нашем примере это 150. Изменим его на 1 (для редактирования щелкните по нему два раза).
Нажимаем кнопку Подбор и возвращаемся в документ Сборка (комплектация).
Теперь в нашей комплектации есть принтер и картридж. Все как мы и планировали. Но, обратите внимание, картридж не находится внутри принтера, он находится рядом с ним. Перетащите картридж на принтер левой кнопкой мыши.
Должно получиться как на скриншоте выше. Для завершения сборки осталось нажать кнопку "Провести и закрыть".
Теперь наш склад выглядит так.
Один картридж ушел в комплект с принтером, а свободных картриджей осталось 149.
Переместим только что созданный комплект на Рабочее место, для этого создадим документ "Перемещение" (Номенклатура и склад - Создать - Перемещение).
Этот документ может использоваться как для перемещений между организациями, так и для перемещений внутри одной организации. Если Вы делаете перемещение внутри организации просто укажите ее в качестве Организации расхода и Организации Прихода.Также заполните Место расхода и Место прихода . Выберем наш принтер, для этого нажмем кнопку Подбор.
В окне Подбор мы видим все номенклатуры, которые находятся в указанном Месте расхода. Поставим галочку возле принтера или картриджа, возле второй части комплекта галочка установится автоматически. И нажмем кнопку Подбор .
В итоге мы получим такой документ. Осталось нажать Провести и закрыть .
В итоге принтер с картриджем внутри перейдет со склада на Рабочее место .
Все отлично, пользователь работает. Но в один прекрасный момент в картридже заканчивается тонер. Что делать? Есть два варианта: отправить картридж на заправку или списать его. Действия для обоих вариантов почти не отличаются, поэтому рассмотрим их вместе. Создадим в Основном месте хранения группу Пустые картриджи, в которую мы будем складывать картриджи для заправки. зайдем в места хранения (Номенклатура и склад - Места хранения). Щелкнем правой кнопкой мыши на Основное место хранения и выберем пункт Создать .
Заполним интересующие нас пункты и нажмем Записать и закрыть. Теперь мы можем поместить пустой картридж в эту группу, и установить пользователю заправленный со склада. Эти две операции мы можем реализовать в одном документе, а именно в Окончании обслуживания (Ремонт и обслуживание - Окончание обслуживания).
Мы уже заполнили все поля и выбрали наш комплект для обслуживания. Теперь самое интересное. Два раза щелкаем на поле Событие картриджа и выберем На склад или Списание .
Нажимаем кнопку Установить со склада и выбираем наши картриджи, устанавливаем количество равное одному, нажимаем кнопку Подбор .
Картридж добавился в список, но не внутрь принтера, перетащим его на принтер, чтобы сделать это.
На вкладке Дополнительно заполним Место хранения на склад и Место хранения со склада как показано ниже.
Не забудьте установить правильное состояние обслуживания: для нашего случая, если физическая замена картриджи уже проведена целесообразно выбрать Выполнен .
В заключении давайте проверим количество наших картриджей на местах хранения.
На Основном месте хранения осталось 148 картриджей: один мы взяли для укомплектования рабочего места, а второй - для его замены.
Пустой картридж у нас всего один.
В принтере у нас тоже один картридж.
В общей сумме у нас 150 картриджей как и было в начале примера.
Таким образом, хотя мы не можем сказать где находится конкретный картридж, мы всегда можем точно определить, где и сколько однотипных картриджей находится. При этом документы получаются существенно короче, что актуально при печати, ведь при ведении номенклатур по карточкам, одна единица номенклатуры в документе занимает одну строку. А также сокращается пространство, занимаемое базой данных, и уменьшается нагрузка на сервер. Поэтому к вопросу - вести номенклатуры по карточкам или нет нужно подходить обдуманно.